Outils de gestion de projet pour gérer le processus de passation des marchés

Une fois que les termes du contrat ont été négociés, une réunion de transfert entre l`organisation des ventes et l`équipe de projet devrait être prévue. Le document de transfert doit être très clair, avec des points de balle qui incluent tous les détails relatifs à programmer (lorsque le projet commence, lorsque le contrat prend fin, les étapes clés, les rapports qui doivent être mis au point et de la communication aux parties prenantes). Les détails concernant le paiement, le coût et les incitations qui peuvent avoir été inclus (à savoir la réalisation du projet en avance et en deçà du budget a un impact positif sur l`équipe ou de l`entreprise qui fournit le service) devraient être mis en évidence dans le présent document. Ce document de transfert fournira toutes les informations pertinentes à la création de l`ensemble de la documentation nécessaire à l`exécution d`un projet réussi.

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Le document de transfert peut être utilisé pour créer une déclaration de portée et une structure de répartition du travail. L`énoncé de la portée fournit une liste des livrables et la portée du projet et peut être utilisé pour élaborer un document structure de répartition du travail (WBS). Le WBS ressemble à un tableau qui décompose l`ensemble des travaux en petits détails. Le but d`un WBS est à tout casser en tâches claires et précises qui roulent à un travail spécifique effectué. Il est commun pour les équipes à bande plusieurs cartes de correspondance sur un mur pour créer un WBS car il est facile de visualiser et de faire bouger les choses autour. Une fois que le WBS a été convenu, un document plus formel est créé et distribué à l`équipe d`exécution.

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Le terme RACI signifie: responsable, responsable, Consulté, Informé. Ce document fournit des personnes spécifiques responsables pour les détails spécifiques du projet et fournit des individus spécifiques à contacter pour le suivi et les détails --- généralement créés dans un format de feuille de calcul avec la colonne de gauche, y compris les tâches spécifiques et la colonne supérieure, y compris les personnes spécifiques.

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Création d`une liste de vérification des étapes spécifiques qui font partie du contrat maintient le projet dans les délais et contribue également à mettre en évidence les risques ou les changements qui se posent. La liste de contrôle d`étape devrait être documentée et communiquée. Le maintien et la distribution de ce document conserve les intervenants informés sur l`état de projet.

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Le contrat prévoit la feuille de route et comprend tous les aspects critiques du service ou du produit qui a été vendu. Il existe plusieurs outils standard et les modèles disponibles pour aider à gérer tous les aspects du projet de la planification à la fermeture.

Souvent, le contrat a été négocié sans l`équipe du projet et la compréhension de la langue d`un contrat est écrit dans peut être difficile. Rencontre avec l`équipe ou la personne qui a négocié le contrat est une étape importante pour traduire les résultats attendus dans des documents ou des modèles que tout le monde peut comprendre clairement. Une fois que l`équipe comprend les termes du contrat, ils seront en mesure de créer un WBS, le calendrier et définir les attentes. Une compréhension claire de tous les aspects des livrables est essentiel au succès du projet.

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