Une relation d`affaires solide et sain peut commencer par une lettre officielle. Cela est particulièrement vrai lorsque l`on travaille avec les importateurs et les exportateurs internationaux. Vous ne pouvez pas avoir l`occasion de rencontrer face à face, donc une lettre professionnelle peut être le meilleur substitut. La rédaction de cette lettre prend la diligence et la considération.
Format votre lettre professionnelle, avec le logo de votre entreprise, les informations de contact et vos informations personnelles situé en haut de la page. En outre, inclure les informations de contact d`affaires de l`importateur et un salutation appropriée. Le texte doit être aligné à gauche, sans indentations pour les paragraphes et avec un interligne simple.
Attirer l`attention de l`importateur dans le premier paragraphe en soulignant votre point de vente clé. Insistez sur le point de différenciation qui rend vos produits les meilleurs sur le marché. Vous pouvez avoir le plus bas prix, les meilleures caractéristiques, ou le plus rapide délai d`exécution de la commande à la livraison. Vous ne devez pas exagérer, mais assurez-vous d`indiquer en évidence les avantages de votre entreprise.
Fournir plus d`informations sur votre entreprise et son arrière-plan dans le deuxième paragraphe. Expliquez combien de temps vous avez été dans les affaires et où vous êtes situé. Décrivez exactement ce que vous produisez et dans quel volume. En outre, expliquer qui certains de vos clients actuels sont et les rendre disponibles comme référence.
Fournir de plus amples informations sur les caractéristiques de vos produits. Ceci est particulièrement important pour les produits techniques tels que le matériel informatique, équipements de réseau ou des articles pharmaceutiques. L`importateur voudra savoir que la plupart des spécifications que possible. Vous pouvez même inclure des diagrammes ou des modèles sur une pièce jointe.
Convaincre le lecteur que votre entreprise est le meilleur de travailler avec et que vous pouvez livrer comme promis. Décrivez les modalités de paiement, le délai d`exécution, l`information de la logistique, et les prix. Laissez la lettre ouverte pour la négociation et le suivi. Fermez la note avec un signe-off gracieuse.
