Comment répondre à un e-mail d`entreprise

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construisant soigneusement une réponse à un e-mail d`affaires - que ce soit à partir d`un client, prospect, patron ou collègue - peut faire toute la différence pour assurer la réaction souhaitée et la réponse.

Étape 1: Comprendre la Writer

Regardez attentivement qui a écrit l`email car cela joue un rôle dans la niveau de formalité vous utilisez pour répondre. Par exemple, expert e-mail de l`étiquette Lindsay Pollak suggère de répondre à un courriel qui utilise un langage formel en utilisant un langage formel et poli similaire. Si l`expéditeur utilise un ton informel, utiliser un ton plus détendu, mais gardez-le professionnel.

Étape 2: Déterminer le résultat

Calculez ce que action que vous voulez que le lecteur à prendre une fois que vous répondez. Par exemple, si vous envoyez une réponse à un prospect, vous voulez qu`ils achètent. Toutefois, si vous envoyez une réponse à votre patron, vous voulez qu`elle pense que vous êtes professionnel et capable. Réponses aux gens problèmes de service à la clientèle devrait se traduire par un client heureux qui estime ses besoins ont été satisfaits.

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  • Attendez jusqu`à ce que vous avez calmé pour répondre à un courriel controversé.

Étape 3: Décrire le résultat du paragraphe 1

Utilisez la première phrase de votre réponse à décrire ce que vous voulez atteindre, suggère Geoffrey James, collabore à la rédaction Inc. Par exemple, si un client envoie un courriel avec une plainte, utilisez votre première phrase pour dire que vous voulez résoudre le problème de sorte que le client se sent heureux et satisfait de l`achat.

Étape 4: Faites vos Points

Maintenant il est temps d`expliquer comment vous prévoyez de faire votre première phrase se produire. Utilisation petits paragraphes pour faire vos points. James recommande d`utiliser des preuves pour appuyer les idées que vous décrivez dans votre réponse. Selon le sujet et l`action nécessaire, la preuve peut être aussi simple que de souligner un fait ou aussi vaste que fournir de multiples détails spécifiques au sujet. Par exemple, si votre patron vous demande pourquoi vous voulez une dépense autorisée, fournir un fait ou deux sur la façon d`approuver la dépense profitera du département ou de la société en général.

Étape 5: Fournir un appel à l`action

Utilisez votre dernière phrase de reformulez ce que vous voulez que le lecteur à faire suivant. Cette phrase devrait aller de pair avec votre paragraphe d`ouverture. Par exemple, pour rendre votre client heureux, expliquer l`étape que vous êtes prêt à prendre pour résoudre le problème.

Étape 6: Sign Off

Enfin, utilisez sign-off mots, tel que "Meilleur" ou "Je vous remercie" de sorte que le destinataire sait qu`ils ont atteint la fin de l`email, suggère Forbes personnel écrivain Susan Adams. Ajoutez votre nom, et inclure votre signature d`affaires dans tous les e-mails. La signature devrait inclure votre nom complet, nom de la société et les informations de contact, y compris le numéro de téléphone et l`adresse d`un site Web.

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  • Relisez et vérifier l`orthographe de votre email avant de frapper la "envoyer" bouton. Sinon, des erreurs peuvent vous faire paraître bâclée et non professionnelle.

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