Processus d`approbation du budget

Dans les entreprises suffisamment importantes pour avoir des départements ou divisions, les gestionnaires de ces unités fonctionnelles sont responsables de la préparation de leurs propres budgets, qu`ils soumettent au ministère des Finances. Les budgets ministériels sont consolidées par le personnel des finances pour créer le budget de l`entreprise dans son ensemble. Le processus budgétaire commence souvent par la direction fournissant des lignes directrices pour les gestionnaires des divisions à utiliser, tels que des hypothèses sur ce que l`environnement économique sera dans l`année à venir. Que ce soit le budget d`un gestionnaire est approuvé ou non est souvent fonction de la façon dont il suit de près les directives données. Si la direction cherche à réduire les coûts, un gestionnaire qui propose une augmentation des dépenses de 20 pour cent de son ministère sera très probablement besoin de réviser son budget.

Le ministère des Finances effectue les examens initiaux des budgets des ministères. Ils analysent les dépenses proposées, ou dans le cas des revenus départements producteurs, les hypothèses utilisées pour préparer les prévisions de recettes. Ils recherchent des écarts importants par rapport au budget de l`an dernier. Leur but est d`assurer que chaque budget est raisonnable et réalisable. Ils veulent aussi identifier les coupes budgétaires potentielles en cas la direction décide des dépenses totales proposées pour la société sont trop élevés.

La direction se penche sur le budget consolidé et décide si les prévisions de revenus et profits sont en ligne avec les objectifs qu`ils se fixent pour l`année à venir. Si le bénéfice projeté est inférieur à ce qu`ils attendaient, l`entreprise doit soit pour déterminer les moyens de générer des revenus supplémentaires ou faire des réductions de dépenses pour améliorer le résultat net. L`analyse fournie par le ministère des Finances est extrêmement utile pour les aider à identifier les domaines qui nécessitent des explications supplémentaires des chefs de division - ou des dépenses qui semblent tout simplement trop élevé et peuvent être coupés.

La haute direction rencontre chaque chef de division, parfois avec un membre du personnel des finances présents, pour obtenir une meilleure compréhension des demandes de budget le gestionnaire a soumis. Le chef de division doit se préparer à défendre ses demandes. La direction doit peser les conséquences des compressions budgétaires majeures. Couper les dépenses de marketing par exemple, peut avoir un effet négatif sur les revenus futurs. La direction a la tâche difficile de faire que chaque département dispose des ressources dont elle a besoin pour fonctionner efficacement tout en gardant le total des dépenses assez bas pour que l`entreprise peut maintenir la rentabilité.

Un chef de service ne peut pas être satisfait de son budget final s`il voit la haute direction a fait des coupures importantes. Mais espérons que la direction a communiqué les raisons de ces décisions difficiles. Lorsque le processus d`approbation budgétaire finalise, chaque gestionnaire doit se sentir traités équitablement. Idéalement, il sent qu`il a des ressources suffisantes pour atteindre ses objectifs ministériels et par conséquent est prêt à donner un maximum d`efforts dans l`année à venir.