Liste de fichiers de contrat pour un entrepreneur fédéral

Tout comme les organismes gouvernementaux imposent l`utilisation de listes de contrôle des fichiers de contrat et créer des modèles d`utilisation, vous pouvez envisager d`élaborer une liste de contrôle standard montrant des éléments de travail effectué dans la plupart des cas. Laissez les sections vierges pour ajouter d`autres éléments en cas de besoin. Développer des listes de contrôle distincts pour chaque type de contrat effectué.

Passez en revue votre document de contrat et les descriptions de travail techniques pour identifier toute exigence de fournir des lettres de nomination écrites pour des postes spécifiques du contrat. Votre liste de contrôle devrait inclure la date d`échéance de la nomination, les noms des personnes ou des organismes pour envoyer la notification à l`espace et à entrer dans la date d`achèvement.

Les projets de construction nécessitent souvent les soumissions matérielles à des incréments spécifiques de travail et d`autres types de contrats peuvent inclure une liste des exigences relatives aux données de contrat. Votre liste de contrôle pour votre fichier de contrat devrait exiger un examen des exigences à soumettre pour confirmer la préparation initiale d`un système de suspense ainsi qu`un chèque au cours de contrat closeout pour valider l`achèvement.

Examiner l`énoncé des travaux du contrat et ajouter des éléments liste de contrôle pour les éléments de travail spécifiques qui nécessitent un examen pendant l`exécution. Ajouter des contrôles de contrôle de la qualité, les éléments de sécurité et de respect de l`environnement et les tests nécessaires qui doivent être programmées. Pour un moyen facile de suivi, le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable pour chaque élément dans le cadre de la liste de fichiers de contrat. Si l`organisme qui administre votre contrat utilise un plan d`assurance de la liste de contrôle de l`administration ou de la qualité, envisager d`intégrer une partie de leurs points de contrôle dans votre liste.

l`achèvement en temps opportun des contrats fédéraux peut améliorer les cotes de rendement et de prévenir les dommages-intérêts d`être chargée. Inclure un élément de liste de contrôle liés à des segments de performance. Pour un contrat de conception, la liste de contrôle peut exiger des documents d`une réunion d`examen prévue. Pour un contrat de performance de service, y compris les horaires mensuels de travail projetés. Un examen rapide de la liste de contrôle affiche les éléments de fichiers manquants et à son tour, peut identifier une exigence de performance qui a pris du retard.

Ajouter une section de liste de fichiers codes de frais de contrat pour examiner. Précisez quels types de codes de charge appliquent au projet et utiliser la liste de contrôle pour surveiller leur mise en place et l`utilisation appropriée. Une section de liste de contrôle pour la facturation devrait inclure un examen des procédures de soumission et de contrôles spécifiques relatifs à la préparation des fonds de postes équilibre et état des paiements en attente.

contrats fédéraux comprennent souvent des taux de salaire obligatoires pour l`utilisation. Mettre en place des éléments liste de contrôle pour examiner les classifications du travail et le salaire associé choisis pour le travail. Pour les contrats qui exigent la soumission de la paie, inclure des éléments liste de contrôle pour vérifier la précision et la rapidité de la transmission au gouvernement.

Maintenir une liste de fichiers pendant toute la durée du contrat pour rendre le processus de clôture plus facile. La liste de contrôle de fichier enregistre chaque morceau de documentation dans le dossier du marché et peut être utilisé pour enregistrer le numéro de dossier ou un autre emplacement de l`information non inclus dans le dossier de fichiers. Pour les contrats avec une longue performance, la liste de contrôle peut inclure des numéros de dossier ou l`emplacement des fichiers électroniques pour chaque section de l`information. Lorsque closeout se produit, la liste de contrôle de fichier doit rester avec les documents.