Comment écrire des lettres d`enquête

Bien que vous pouvez rédiger la lettre en utilisant un format de note ou lettre d`affaires, une note de service est plus fréquent pour les communications internes. En outre, la ligne de titre ou sujet typique dans un mémo peut faire ce format plus efficace. Outre la ligne de titre, une note de service comprend également la date, le nom de chaque destinataire et le nom et le titre de l`expéditeur. Aligner à gauche et un seul espace chaque paragraphe dans le corps d`un mémo et d`utiliser un espace double entre les paragraphes. Inclure notations spéciales pour marquer le mémo confidentiel et d`indiquer si le mémo comprend toute pièce jointe ou enceintes.

Notify l`accusé par écrit avant le début de l`enquête. La lettre d`enquête doit expliquer les allégations avec autant de détails que possible, y compris les noms, les dates et les circonstances. Décrire le processus d`enquête, d`identifier les droits de la personne accusée peut avoir et dire à la personne accusée, il aura une chance de dire à son côté de l`histoire à la fois par écrit et lors d`un entretien personnel. Dites à la personne que ce soit "comme d`habitude" ou si son rôle ou l`emploi des droits doivent être modifiés jusqu`à ce que l`enquête soit terminée.

Inclure le supérieur immédiat de l`employé et le chef de service dans une notification initiale. La lettre doit expliquer la nature et la portée de l`enquête en cours. En outre, la lettre devrait décrire les mesures à prendre avant que l`enquête commence, comme la comptabilité et la sauvegarde des actifs et des biens commerciaux ou de modifier les fonctions d`un employé. Enfin, la lettre doit indiquer si les superviseurs et les gestionnaires devront participer à l`enquête, et si oui, définir les rôles et responsabilités spécifiques.

Les lettres doivent aussi aller à quelqu`un que vous envisagez d`interviewer que l`enquête se poursuit. Cependant, contrairement à une notification d`enquête en cours, ce qui peut inclure plus d`un destinataire, les notifications d`entrevue doivent inclure un seul destinataire dans la ligne d`adresse, peu importe combien de lettres que vous envoyez. La lettre doit fournir aucun détail précis, mais simplement que l`employé peut être interrogé dans le cadre d`une enquête en cours, fournir le nom de la personne qui va être conduit l`entrevue et définir une attente pleine coopération. En outre, la lettre doit indiquer le mémo est une information confidentielle et ne convient pas pour la discussion inter-office.