Fonctions de réceptionniste de bureau

L`une des tâches les plus importantes est de saluer les gens qui viennent à travers la porte chaque jour. Le réceptionniste devrait rencontrer chaque visiteur avec une salutation heureux, et découvrir son entreprise. Si le visiteur a un rendez-vous avec le vice-président, la réceptionniste devrait appeler et lui connaître la réunion est prêt. Si le visiteur a besoin de prendre rendez-vous, il ou elle doit programmer un temps qui fonctionne. Le réceptionniste devrait assurer que les visiteurs sont confortables comme ils attendent. Les employeurs attendent de rester à temps pour les réunions, et ils comptent sur leur réceptionniste pour cette raison.

Répondeur téléphonique est un autre devoir nécessaire de tout réceptionniste de bureau. Ils servent la fonction très importante de filtrage des appels et de faire que les bonnes personnes atteignent les bons employés. Ils doivent toujours être déchiqueteuse sur le téléphone. Si l`appelant demande à parler à un certain employé, ils doivent transférer cet appel. Si l`appelant veut planifier une réunion, ils peuvent effectuer cette tâche, mais doit être sûr de vérifier auprès de l`employeur. Si l`appelant doit simplement laisser un message, ils doivent faire en sorte d`avoir un logiciel de traitement de texte pad ou de le prendre vers le bas, ou lui transférer vers la messagerie vocale.

Une grande partie du travail de la réceptionniste sera en veillant à ce que les nominations sont conservés. Scheduling dépend des besoins et des désirs des deux parties. Si le patron ne peut pas gérer des réunions dos à dos, puis la réceptionniste devrait espacer ses rendez-vous. Si le client a besoin de se réunir le mercredi de la semaine prochaine et non ce lundi, la réceptionniste devrait apporter les changements nécessaires. Il est une règle de base de toujours confirmer avec les deux parties lors de la replanification. Il est également une bonne idée d`imprimer ou d`envoyer un courriel l`horaire chaque jour pour l`employeur afin qu`il ou elle reste sur la tâche.

Mail, si les emballages, lettres, colis express, ou même email, inondera le bureau. Le réceptionniste est en charge de faire que chaque pièce de courrier soit livré correctement. Chaque employé devrait avoir un casier ou boîte où ils vérifient leur courrier. La responsabilité de la réceptionniste est de savoir où chaque pièce va, et de le diviser en conséquence. Si elle est un paquet important, ils devraient marquer comme tels.

Certains cabinets médicaux ou dentaires ont des dossiers des patients qui doivent être déposés après chaque visite. D`autres bureaux tiennent des journées portes ouvertes ou d`autres événements, et ont besoin d`un registre des personnes qui ou combien de visiteurs. Quel que soit le besoin du bureau, les réceptionnistes devraient savoir quoi garder la trace. Ces documents sont souvent conservés sur le logiciel de tableur, de sorte qu`ils doivent se familiariser avec les programmes informatiques comme MS Excel.

Errands tombent souvent à la réceptionniste. Par exemple, ils peuvent être invités à commander du café pour le patron le matin, ou ils peuvent avoir à courir à l`épicerie du coin et ramasser le déjeuner pour tout le monde. Ils auront probablement besoin de faire des copies de documents sur une machine de copie pendant la journée. Les détails de fonctionnement du bureau tombent souvent à eux.