Une association de propriétaires (HOA) est une organisation responsable de l`entretien général et l`entretien des parties communes dans un lotissement résidentiel. Le HOA peut être géré par une société de gestion ou le promoteur immobilier, mais est généralement remis aux résidents une fois le développement terminé. Un HOA est nécessaire de tenir des livres comptables qui reflètent fidèlement les cotisations perçues, quels types de dépenses sont engagées, montrent les soldes des réserves pour des projets spéciaux et divers autres articles. Un système de comptabilité de base peut être mis en œuvre sans trop de difficulté.
Choses que vous devez
- Logiciel de comptabilité
- Ordinateur
Achetez des logiciels sur mesure pour un HOA comptable si vous ne possédez pas déjà un logiciel. Vous ne devez pas utiliser un logiciel spécifique HOA si vous possédez déjà un autre logiciel de comptabilité. Manager et TOPS Condo sont des fournisseurs de logiciels qui se spécialisent dans les besoins comptables HOA, alors que QuickBooks est un logiciel financier général qui peut être utilisé pour répondre aux exigences de base de la comptabilité de HOA. Remplissez le tutoriel et lire les manuels livrés avec le logiciel que vous achetez pour comprendre comment configurer votre HOA dans le système.
Assurez-vous que vous avez une solide compréhension des exigences comptables HOA. La California Association des associations de propriétaires est une bonne ressource pour en savoir plus sur les exigences de base HOA.
Mettre en place une convention de nommage cohérente pour vos numéros de compte avant de commencer à les saisir. Par exemple, vous pouvez décider que tous les comptes d`actifs vont commencer avec le nombre "1," comptes de passif "2," comptes de recettes "3," comptes de dépenses "4" et les comptes de capitaux propres "5."
Créer les comptes que vous utiliserez dans le système logiciel. Les comptes d`actifs de base que vous aurez besoin sont de trésorerie, Vérification, comptes débiteurs, des frais reportés et d`immobilisations. Pour les comptes de passif, vous aurez besoin des comptes créditeurs, revenus différés et de prêts. Les comptes de revenus comprennent les cotisations et le revenu d`intérêt. Comptes pour la plupart des dépenses seront utilitaires, assurance, entretien, garde, intérêts, frais, taxes et frais de réserve. Enfin, des gains et les réserves comprendront les comptes de capitaux propres. Chaque HOA a des besoins spécifiques, mais cette liste des comptes fournit une base solide pour commencer les opérations entrant et peut être accompli en utilisant toute HOA ou un logiciel de comptabilité financière générique.
Faire l`entrée du solde d`ouverture dans votre système nouveau logiciel. Cette entrée est faite avant de faire votre standard, les entrées quotidiennes aller de l`avant. Cette entrée ne doit pas inclure les comptes de recettes et dépenses. Par exemple, si le HOA a 1000 $ dans la banque des cotisations des propriétaires précédents, l`entrée sera simplement un débit de vérification pour 1000 $ et un crédit pour bénéfices non répartis pour 1000 $. À ce stade, vous avez un bilan d`ouverture et sont prêts à aller de l`avant enregistrement de l`activité quotidienne.
Entrez vos chiffres du budget pour chaque compte des revenus et dépenses. La méthode d`établissement des chiffres du budget dépendra du logiciel que vous utilisez. Budgétisation nécessite généralement l`établissement d`un registre distinct de celui que vous utilisez pour enregistrer l`activité quotidienne de votre HOA. Lisez la section respective de manuel de votre logiciel pour comprendre les détails concernant la création de budgets dans votre système logiciel.
Apprenez à exécuter les rapports de base livrés avec votre logiciel. Les rapports les plus élémentaires sont bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie, et budget vs réel. Ceux-ci devraient être livrés avec un logiciel financier que vous utilisez.
