Fonctions de personnel de bureau

les membres du personnel de bureau sont chargés de répondre, de diriger et de faire des appels téléphoniques. Ils doivent procéder à ces appels de façon professionnelle et être en mesure de transférer des appels et acheminer les appelants à la boîte vocale appropriée si la personne est pas là ou se trouve sur un autre appel. Ils doivent également se familiariser avec les rôles de chaque employé afin que les appels peuvent être transférés correctement. Ils doivent également se familiariser avec ce que les appels sont nécessaires pour transférer, et ce qui appelle, comme les télévendeurs, prendre une priorité inférieure.

Le personnel de bureau sont responsables à la fois le courrier entrant et sortant. Le courrier entrant doit être triés et remis aux destinataires, ou ouvert par le personnel de bureau pour déterminer la nature de l`envoi, comme une plainte d`un client, et l`envoyer à l`endroit approprié. Le courrier sortant doit être organisée, adressée et tamponné. En outre, le personnel de bureau assurera la coordination avec les services d`expédition tels que Federal Express pour la livraison de colis et pick-up.

La responsabilité de la gestion des documents internes tombe aussi en grande partie au personnel de bureau. les membres du personnel de bureau sont responsables de la dactylographie, de photocopie, la distribution et l`archivage ou la destruction de tous les documents internes. Ils maintiennent un système de classement par ordre alphabétique approprié, et de suivre les documents sensibles qui doivent être détruits après un certain temps. En outre, les grandes quantités de photocopies seront déléguées à un membre du personnel.

les membres du personnel de bureau sont souvent attendus pour coordonner des événements d`entreprise. Ils organisent pour la nourriture à livrer au bon moment, et que tous les documents seront copiés et disponibles. Ils pourront également aider à concevoir des présentations PowerPoint ou d`autres éléments multimédias qui peuvent être présentées, et veiller à ce que la salle de conférence elle-même est dans le bon ordre avant le début de l`événement.

les membres du personnel de bureau sont souvent en charge de la commande de fournitures de bureau, au besoin, et la distribution de la petite caisse à d`autres membres du bureau pour les nécessités telles que les trajets de taxi ou des fournitures nécessaires de toute urgence. Le personnel de bureau effectuer généralement un ordre d`alimentation une fois par semaine et d`autres ordres que les besoins se présentent.