Comment créer une déclaration de procédure

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Une déclaration de procédure résume l`objectif, la portée et de la manière prescrite pour se conformer à une politique établie ou en remplissant une unité de travail. Comme exigé par la rigueur et la complexité de la séquence de l`étape précède, une déclaration de procédure peut varier d`une phrase à plusieurs sections ou paragraphes.


Comme une déclaration de procédure est un résumé des informations relatives à la performance d`une procédure, il ne devrait pas être écrit qu`après la procédure soit finalisée.

Déterminer la procédure portée et la complexité

  • L`examen est terminé procédure- assurer l`exactitude et l`exhaustivité du contenu.

  • Identifier l`ensemble du personnel des ministères responsables de la performance de la procédure.

  • Identifier l`ensemble du personnel des ministères chargés de la procédure de surveillance et d`application.

  • Identifier toutes les pièces - photos, diagrammes, formulaires, écrans d`ordinateur, des rapports, etc. - utilisés dans la procédure.




  • Identifier tous les termes rares ou spéciaux utilisés dans la procédure.

  • Identifier les objectifs et les principaux résultats de la procédure.

Projet de procédure Déclaration

  • Identifier procédure- fournir le nom ou le titre qui indique le contenu de la procédure ou l`utilisation (par exemple, "Traitement des plaintes des clients").

  • Décrire des fins de procédure et le public visé, notant les titres d`emploi spécifiques responsables de la performance.

    Exemple: Cette procédure contient des instructions pour le service client représentants et superviseurs du ministère pour enregistrer, suivre et résoudre les plaintes des clients utilisant le système MS-CRM.

    OBJECTIF
    Pour établir et communiquer client représentant du service et de la pratique courante superviory pour l`enregistrement, le suivi et la résolution des plaintes des clients utilisant le système MS-CRM.

  • Liste par nom et par ordre d`apparition chaque pièce trouvée dans la procédure. Par exemple:

    KIOSQUES:
    Figure 1: écran MS-CRM Logon
    Figure 2: MS-CRM Plainte écran d`enregistrement
    Figure 3: MS-CRM Plainte Histoire Rapport

  • Liste par ordre alphabétique et définir chaque terme unique ou de particulier trouvé dans la procédure. Par exemple:

    GLOSSAIRE
    Cessionnaire: service juridique représentant à qui la plainte attribuée.
    CCID: numéro à neuf chiffres identifiant unique plainte d`un client.
    EXT: Code indiquant la période de grâce article de retour prolongé.

  • Liste par ordre alphabétique par titre d`emploi toutes les personnes qui ont ou affectés par la procédure, y compris la fonction exécutée. Par exemple:

    LES RÔLES & RESPONSABILITÉS

  • gestionnaire de services à la clientèle: Supervise le développement de la procédure, l`entretien et l`approbation.
  • Client représentant du service: Effectue les fonctions d`emploi seulement en conformité avec la procédure.
  • superviseur du service à la clientèle: Distribue procédure- supervise l`application et de la formation.

Conseils & Avertissements

  • Utilisez le style d`écriture de voix active pour éliminer la verbosité. Par exemple, au lieu d`écrire "Le but de cette procédure est de décrire ...." ou "Cette procédure est destinée à décrire ...," écrire "Cette procédure décrit ...".
  • Un modèle standard pour les déclarations de procédure devrait déjà être en place. Sinon, on devrait être développé pour assurer que toutes les déclarations de procédure ont la même "regarde et ressent."
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