Combien dois-je rembourser mes employés pour leur kilométrage?

Le remboursement pour le kilométrage est une idée simple sens commun. Au lieu d`essayer de rassembler tous les reçus d`essence et d`autres documents nécessaires pour le suivi des dépenses de véhicules réels, vous pouvez payer un montant par mile qui se rapproche du coût de la conduite d`une voiture. L`IRS rend cela facile en fixant un taux normal pour le kilométrage d`affaires basé sur le coût moyen de fonctionnement du véhicule à moteur. Par exemple, en 2015, le taux normal est de 57,5 ​​cents par mile. Ce montant standard permet le coût d`exploitation complet, y compris les dépenses comme le carburant, l`amortissement, les réparations et l`assurance. L`IRS ne nécessite pas de registres des coûts réels lorsque vous utilisez le taux standard. Affaires Legal Resources dit la majorité des employeurs qui paient des remboursements de kilométrage adopte le taux normal ou d`un montant très proche de lui.

kilométrage de la politique de remboursement de votre organisation doit répondre aux critères de l`IRS pour les paiements à prendre en considération les dépenses d`entreprise et la rémunération des employés ne sont pas imposables. Kilométrage peut être remboursé uniquement pour Voyage qui est directement liée à l`exercice des fonctions d`emploi. Navettage entre le domicile et le lieu de travail régulier est pas certain kilométrage qualifié. Cependant, voyager entre un bureau à domicile et d`autres lieux de travail ou entre le domicile et un lieu de travail temporaire peut être admissible kilométrage, comme la conduite entre plusieurs lieux de travail. Si votre organisation paie à l`avance les frais de kilométrage, les employés doivent retourner toute portion inutilisée.

Lorsque les employeurs remboursent les frais de conduite en fonction du kilométrage, la seule documentation l`IRS exige est un enregistrement de chaque voyage. Ceci est habituellement accompli en demandant aux employés de tenir un journal de kilométrage. Les lectures de l`odomètre initiale et finale pour chaque voyage doivent être inclus dans une entrée de journal, ainsi que la date. La raison pour le voyage et l`itinéraire doit être indiqué. Les employés doivent soumettre leurs journaux de kilométrage sur un horaire régulier de remboursement.

L`IRS compte les remboursements versés à un taux inférieur au taux normal comme dépenses d`entreprise égale ou. Remboursements ne sont pas inclus dans la rémunération de l`employé sur formulaires W-2. Toutefois, si l`employeur choisit de payer plus que le taux normal, la différence est la rémunération et est incluse dans le revenu imposable sur W-2s. taxes et péages parking ne sont pas pris en compte dans le taux standard. Les employeurs peuvent choisir de rembourser les employés pour ces coûts comme dépenses d`entreprise en plus de payer le tarif standard pour une conduite liée au travail.