Comment planifier une conférence d`affaires

Instructions

1. Commencer tôt
   Il est jamais trop tôt pour commencer la planification. Si cette conférence va être un événement annuel, commencer la planification dès que l`actuel est plus - est une année loin pas trop tôt. Si cela est la première fois pour l`événement, offrez-vous un minimum de six mois. Travailler un an si possible. Tout va prendre plus de temps que prévu, et si vos participants vont avoir à voyager, ils voudront le temps de planifier des vols pas chers, etc.

2. Date et lieu
   Pensez à la météo, la saison, et les prix dans les hôtels locaux. Si votre réunion va incorporer des activités de plein air, vous ne voulez probablement pas de le tenir dans les morts de l`hiver si vous habitez dans la partie nord du pays. Vos participants apprécieront si vous planifiez l`événement au cours ou à l`épaule hors-saison afin qu`ils puissent profiter des tarifs moins chers. Envisager d`autres événements qui se passe dans le même temps, vont-ils donner une valeur ajoutée à votre réunion ou seront-ils en conflit? Rappelez-vous, vos participants ont probablement déjà d`autres plans pour des vacances, alors restez loin d`eux.

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   Mettre sur pied une équipe
   Regardez vos collègues pour trouver une bonne équipe. Retirant une bonne convention d`affaires exige beaucoup de travail, et beaucoup d`elle. Ne pas essayer de le faire seul. Trouver les membres de l`équipe qui peuvent ajouter à l`ensemble des compétences en matière de planification. Répartir le travail de façon égale et appropriée. En savoir qui est bon à la planification des menus, qui sait comment créer un budget et garder tout le monde sur la bonne voie? Utilisez l`artiste graphique dans le groupe pour créer le prospectus, logos, etc.

4. Logistique
   Décidez où vous allez tenir la réunion. Il y a des hôtels avec de grandes salles de réunion, cuisine et autres installations de conférence sur site. Grandes conventions ont généralement lieu dans les hôtels pour cette raison. Vous pouvez souvent prendre des arrangements avec l`hôtel pour réserver un bloc de chambres à tarif réduit pour vos participants. Si tout le monde est de rester sur le même site que les réunions, il est beaucoup plus agréable pour tous. Cependant, les hôtels peuvent également être coûteux et peuvent nécessiter un nombre garanti de participants pour les repas, les chambres, etc. Vérifiez autour et trouver le meilleur équilibre pour vos participants, ainsi que les besoins de la réunion

   

5. L`agenda
   Maintenant que vous savez quand et où vous aurez la réunion, vous devez déterminer ce qui va se passer lors de la réunion. Vous pouvez planifier des conférenciers, des séances en petits groupes, et d`autres événements qui se divertir ainsi que d`éduquer vos participants. Planifier un sujet ou un thème pour centrer votre rencontre autour. Vous aurez besoin de décider de votre conférencier et présentateurs de sessions en petits groupes tôt afin qu`ils ne sont pas déjà réservés sur votre date sélectionnée.

   

6. Que faire payer
   Vous aurez besoin d`élaborer un budget. Une fois que vous savez combien tout va coûter, vous pouvez déterminer ce qu`il faut payer. La meilleure façon de le faire est de surestimer le coût des choses et sous-estimer le nombre de participants. Si vous pensez que vous avez 50 participants, le budget pour les 40 et les aliments plan de 60. Soyez prudent de faire cela, cependant, que vous ne voulez pas à sous-estimer trop et ont beaucoup plus de participants que prévu ou surestiment trop et ont ainsi trop de nourriture! Trouver un équilibre en regardant des événements similaires dans le passé ou de parler à votre équipe de façon réaliste.

7. Annoncez, Annoncez, Annoncez
   Vous pouvez faire toute la planification que vous voulez, et avoir le meilleur programme de la conférence autour, mais les gens ne viendra pas si elles ne le savent pas! Faites passer le mot, utiliser les blogs, e-mail, snail mail, bulletins d`entreprise, affiches, développer un site Web, tout ce qu`il faut pour communiquer au monde que vous rencontrez cet événement superbe. Ciblez votre marketing pour les personnes qui bénéficieront le plus du type de conférence que vous envisagez. Ne perdez pas votre temps et de la publicité de l`argent pour le mauvais marché.

8. Remplissez les sacs Goody
   Ceci est une partie très importante d`une conférence. Les participants pourront espérer obtenir un sac de quelque sorte quand ils arrivent à l`événement. Mais où obtenez-vous les choses à mettre dans le sac de cadeaux? Simple. Il suffit de demander. Les annonceurs ou sponsors veulent ajouter des choses aux sacs de friandises, de nombreuses fois une entreprise a des stylos, des comprimés, etc. comme cadeaux promotionnels pour seulement ce genre d`événement. Ceci est aussi un bon endroit pour mettre l`ordre du jour de la conférence et les formulaires d`évaluation. Demandez aux entreprises locales si elles ont des produits de marque qu`ils veulent vous donner comme des coupons ou des articles promotionnels. Il est surprenant de constater combien des trucs gratuits que vous pouvez obtenir si vous venez de le demander!

   

9. Détendez-vous et amusez-vous
   Une fois que la planification est faite, et la conférence est en plein essor, détendez-vous et amusez-vous, le réseau, et commencer à penser à la prochaine manifestation réussie.