Aller sans papier est une étape importante pour une entreprise qui souhaite participer à la vie en vert. L`EPA estime que les Américains utilisent environ 99 millions de tonnes de papier chaque année et le papier fait jusqu`à 34 pour cent des déchets dans ce pays. Si vous envoyez des factures et autres communications à vos clients régulièrement par la poste, vous devez les informer de votre intention d`aller sans papier à l`avance.
Clarifier et identifier votre calendrier pour aller sans papier, ainsi que toutes les exigences que le client doit remplir pour recevoir des factures papier. Par exemple, dans de nombreux cas, vous pourriez avoir à obtenir la permission du client pour arrêter l`envoi des relevés papier par la poste avant lui de passer à la facturation électronique.
Changez vos termes de l`accord nécessaire pour inclure la mise à jour sur la facturation sans papier. Inclure des informations sur que ce soit facultatif ou obligatoire pour les clients à l`avenir.
Créez votre message de notification ainsi que des instructions claires sur la façon dont le client peut accuser réception de vos informations concernant la facturation sans papier. Par exemple, en plus de l`avis énumérant la date actif pour la facturation sans papier, vous pouvez également inclure un site web ou d`une ligne de téléphone pour "opting-in."
Inclure une notification concernant votre décision d`aller sans papier dans la section des messages de vos dernières factures papier au client. Mettez en surbrillance la zone dans une couleur ou la police qui se démarque pour attirer son attention. Assurez-vous d`inclure vos conditions mises à jour avec ces envois ainsi.
Envoyer un séparée "rappel" carte postale aux clients contenant le message au sujet de votre intention d`arrêter l`envoi des factures papier.
Envoyer un mail à votre liste de clients pour les informer de votre décision de facturation sans papier. Dans ce cas, vous pouvez relier directement le client à votre site Web pour faire des choix d`opt-in, si nécessaire.
Conseils & Avertissements
- Expliquez quelques-uns des avantages de la dématérialisation va dans votre communication au client.
- Consultez un avocat avant de passer à la facturation électronique pour veiller à ce que vous observez toutes les lois fédérales et d`état.
