Rédaction d`une facture pour les heures travaillées, ou un service spécifique rendu à une autre entreprise ou un particulier, nécessite une approche légèrement différente de celle utilisée pour la vente d`un produit tangible. Plutôt que de recueillir un détail établi ou le prix de gros, vous facturez soit pour les heures travaillées à un taux convenu, ou un service spécifique effectuée pour un prix convenu. La facturation des services rendus nécessite une attention aux détails.
Communiquer à vos clients quand et comment vous allez les facturer pour votre travail. Si vous facturez une partie d`avance avant de commencer un projet, vous devez informer vos clients. Si vous facturez travail en cours plutôt que d`attendre jusqu`à la fin du contrat, assurez-vous que votre client est d`accord. Beaucoup de petites entreprises facturent électroniquement. Laissez vos clients savent qu`ils recevront des factures par courriel juste pour qu`ils ne accidentellement supprimez pas.
Tenir de bons dossiers. Compiler les dossiers des dates et des heures travaillées et la nature des services rendus. Examinez votre accord de projet ou d`un contrat de service pour vous rafraîchir la mémoire sur les termes spécifiques. Vérifiez le nom et l`adresse. Inclure le numéro de référence de facturation client, s`il y a un. Inclure votre propre numéro de référence du dossier, le cas échéant.
Utilisez un format simple. Cela rend le processus de facturation plus efficace. Vous pouvez également utiliser un logiciel pour standardiser le format de votre facture. Votre facture doit inclure des champs pour les numéros de référence facture, la date de facturation, nom et adresse de l`entreprise, et le nom de l`agent de négociation à laquelle la facture est envoyée. Laissez suffisamment d`espace pour détailler les services rendus ainsi que des codes de projets ou de produits applicables.
Indiquez le montant de la facture. Les heures peuvent être des heures réelles de service que vous avez fourni à un accord sur le taux horaire, ou les services spécifiques que vous avez fournies pour le montant de la facture. Par exemple, si vous construisez un porche, vous pouvez avoir élaboré le plan, choisi le bois et jeté les bases de la trame pendant une période de facturation. Vous pouvez énumérer les activités et préciser un montant de la facture forfaitaire. Ou, vous pouvez énumérer chaque activité séparément, indiquer les heures travaillées pour chaque, puis calculer le montant de la facture en multipliant les heures travaillées et le taux horaire.
Inclure les pièces justificatives, le cas échéant. Par exemple, si vous avez eu à utiliser les services de messagerie ou des services de duplication pour effectuer les tâches, joindre une copie des reçus.
