Comment mettre en place un petit système de facturation de l`entreprise

Électronique et manuel

• Les systèmes logiciels utilisés pour la facturation exigent les petites entreprises à entrer des données initiales avant d`imprimer les factures. Chaque système exige des variables différentes et invite l`utilisateur à propos de ce qui est nécessaire. Le système va alors intégrer électroniquement les données dans les comptes débiteurs. En revanche, lorsque la mise en place d`un système manuel, le propriétaire de petite entreprise ou un comptable décide ce qui est nécessaire et formule ce dans le cadre du système de comptabilité en conséquence. Peu importe si la petite entreprise fournit des services ou vend des produits, l`une des étapes préliminaires à la mise en place d`un système de facturation est de déterminer ce qu`il faut inclure sur la facture, en plus de ces bases que les informations de contact.

Système de numérotation

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  Chaque facture doit contenir un numéro d`identification unique à base soit de l`ordre chronologique des ventes ou par numéro de client. Quoi qu`il en soit le propriétaire de petite entreprise choisit, ces numéros uniques peut être utilisé pour faire référence à une facture particulière à l`avenir.

Body Invoice

• Dans la section de description de la facture, le comptable voudra ajouter de l`information détaillée afin que le client sait exactement ce que les documents de facturation. Par exemple, une facture pour un service qui indique simplement "appel de service" est trop vague pour le client ou les petites entreprises à utiliser pour référence ultérieure. Toutefois, si la description dit quelque chose de plus spécifique tel que "Modifié filtres- nettoyé partisans- testé l`allumage," à la fois le client et le fournisseur de service savent exactement le travail effectué. Si la charge est par service ou à l`heure, ce détail devrait être inclus dans la description. Lorsque la facture est pour les produits, y compris les quantités et les prix par unité. Ces informations correspondent avec des entrées dans le journal des ventes.

Conditions de crédit

• Déterminer les conditions de crédit clients seront offerts et inclure ce sur la facture. Par exemple, si le paiement est prévu sans délai, la facture doit porter la notation "due net à la réception." Au cours du processus de vente, si le client a dit qu`il aurait 30 jours pour payer, inclure ce que la date d`échéance de la facture.

Bringing It All Together

• Le système de facturation est complet quand il correspond à l`endroit approprié dans le processus comptable. Après les factures ont été préparés, il est temps de recueillir des comptes débiteurs. Une copie de chaque facture est envoyée au client, et l`entreprise conserve une copie. Le montant facturé est affiché sur le compte du client dans le journal des ventes. Lorsque le paiement est reçu, le montant est déduit du compte du client dans le journal des ventes et ajouté au compte de trésorerie de l`entreprise. A la fin du mois, le propriétaire d`une petite entreprise peut examiner les comptes de noter toutes les factures impayées et la nécessité d`assurer le suivi dans la recherche de paiement, telles que l`envoi d`une seconde copie de la facture marquée "échues."