Même en cette ère de l`email, il est parfois nécessaire de documents papier envoyés aux associés d`affaires, et une machine de fax est toujours nécessaire dans le monde des affaires d`aujourd`hui. Un fax correctement pris en compte est un signe de professionnalisme, et vous êtes plus susceptibles de laisser une bonne impression si vous apprenez comment traiter une télécopie.
Obtenez les informations de contact nécessaire. Recueillir le nom du destinataire (correctement orthographié), son numéro de télécopieur et son numéro de ligne terrestre. Assurez-vous que vous connaissez votre propre numéro de fax et de ligne terrestre nombre, aussi bien.
Trouver une feuille de couverture. De nombreuses entreprises ont des feuilles de couverture avec la tête de l`entreprise. Si votre entreprise ne dispose pas de pré-imprimé feuilles de couverture, essayez d`utiliser les modèles de lettre d`accompagnement de Microsoft Office, qui peut être téléchargé à partir du site Web de Microsoft.
Remplissez la lettre d`accompagnement avec toutes les informations de contact. Si vous ne tapez pas dans un formulaire, assurez-vous d`écrire soigneusement et lisiblement. Inclure toutes les informations de l`étape 1. Inclure aussi le nombre total de pages à envoyer, afin que le destinataire sait quand toutes les pages sont arrivés.
Envoyez le fax. Assurez-vous d`attendre la confirmation. La plupart des machines de fax ont un panneau avant qui vérifie que la transmission a été effectuée avec succès. Si votre télécopieur n`a pas un écran, vous pouvez appeler votre destinataire pour vous assurer qu`il a reçu toutes les pages.
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