Par rapport à la télécopie, emailing est une méthode plus pratique d`obtenir des informations d`un point à un autre. Mais vous ne devriez pas éliminer le télécopieur comme un outil de bureau essentiel pour l`instant. Bien sûr, il y a la machine occasionnelle coincé, signal d`occupation et page manquante, mais les machines de fax valent l`utilisation et des avantages: des documents plus volumineux peuvent être envoyés, certaines personnes les considèrent comme une forme plus professionnelle de la communication d`entreprise, et les signatures signées sur les fax sont légitimes .
Écrivez le nom du destinataire et de l`expéditeur du fax dans le vers et à partir des sections de la feuille de couverture de fax.
Écrivez votre téléphone et de fax dans le Fax et Téléphone approprié. des champs. Ceci est utile dans le cas où le destinataire doit appeler ou par télécopieur.
Insérer le nombre total de pages inclus dans le fax, y compris la feuille de couverture dans le total pas. de pages ou de section n ° de la feuille de couverture. Cela indique au destinataire le nombre de pages qu`ils devraient recevoir dans la télécopie.
Ecrire un à trois mots décrivant le but de la télécopie dans la section RE de la feuille de couverture. Inclure un numéro de référence le cas échéant.
Remplissez la case appropriée ou encercler la description du mot approprié indiquant l`urgence de la télécopie ou votre réponse souhaite du destinataire.
La plupart des télécopies comprennent des descripteurs de réponse, tels que: Pour examen (aucune action requise), S`il vous plaît commentaire (réponse obligatoire), Urgent (poignée immédiatement), confidentielle (pour certains yeux seulement), ou la réponse S`il vous plaît (réponse obligatoire).
Rédiger des notes supplémentaires ou des instructions que vous souhaitez le destinataire à lire ou à être au courant dans la partie inférieure vierge (Commentaires) de la feuille de garde de télécopie.
Insérer la date que vous envoyez la télécopie en haut de la feuille, après avoir examiné la télécopie et de veiller à ce que toutes les sections pertinentes de la feuille de couverture sont complets.
Conseils & Avertissements
- Imprimer clairement et lisiblement pour vous assurer que la feuille de couverture est lisible.
- Utilisez l`encre bleue ou noire dans le cas où la feuille de couverture est numérisé ou photocopié.
- Évitez d`envoyer des informations confidentielles par fax. Il n`y a pas moyen de savoir qui est à l`autre bout.
