Vous ne seriez pas le premier professionnel de l`entreprise à réfléchir la meilleure façon de gérer une transmission de télécopie confidentielle. Étiqueter "confidentiel" et vous pourriez sans le vouloir inviter la curiosité et une atteinte à la vie privée de quelqu`un. Passer et les conséquences pourraient être encore pire. Adresse les deux questions en marquant en évidence votre fax "confidentiel" sur la feuille de garde de télécopie. Ensuite, insérez quelques dents dans l`avertissement yeux-off en écrivant un message footer confidentiel au bas de la feuille.
Créez un nouveau document dans votre programme de traitement de texte avec des marges de 1 pouce. Insérez votre logo d`entreprise, le cas échéant, en haut de la page.
Centrez le mot "Confidentiel" en caractères gras en haut de la page. Capitaliser les lettres pour l`accent. En dessous, et centré, placer les mots "Fax," "feuille de couverture de fax" ou "Fax transmission" pour la reconnaissance rapide.
Écrire "Date:" "Temps:" et "Nombre de pages, y compris la feuille de couverture:" sur le côté gauche de la feuille de couverture. Espace deux fois et écrire "Destinataire:" "Numéro de fax:" et "Numéro de téléphone:" sur des lignes séparées. Espace deux fois encore et à écrire: "Expéditeur:" "Numéro de fax:" et "Numéro de téléphone:" sur des lignes séparées. Y compris les numéros de fax et de téléphone est un moyen intelligent pour couvrir vos bases, surtout si le fax est perdu, égaré ou jamais arrive. Si un numéro est incorrect ou deux numéros sont transposés, vous pouvez corriger l`erreur sur les futures transmissions par fax.
Personnalisez votre page de garde de télécopie avec une section qui est adaptée à vos besoins d`affaires. Par exemple, si vous envoyez régulièrement des fax à la même personne ou un service, vous pouvez faire une boîte avec le titre "informations de routage" ou "Prochaines étapes." Ou, gardez vos options ouvertes en créant un "commentaires" section de sorte que vous pouvez la main écrire une note ou des instructions, telles que, "S`il vous plaît me téléphoner immédiatement pour vérifier la réception de ce fax."
Écrire un message footer au bas de la feuille de couverture de fax. Semblable à un avertissement confidentiel que vous voyez sur certains e-mails, ce message doit transmettre que le fax: est dentialité est uniquement destiné à l`addressee- et contient des informations dont "divulgation, la reproduction, l`utilisation ou la distribution" est interdit. Il devrait également demander que l`expéditeur sera notifiée d`une réception erronée - une autre bonne raison de fournir un numéro de téléphone en haut d`une feuille de garde de télécopie.
