Façons appropriées de refuser une offre de travail

Le premier processus pour obtenir un devis, connu professionnellement comme une demande de devis (RFQ), est de définir la portée du travail. Comme l`agent d`achat examinant et en rejetant les offres soumises, vous devez savoir exactement quel travail doit être réalisé et ce que le résultat attendu est, afin que l`information peut être transmise à la société soumettant.

Le propriétaire ou l`acheteur voudront aussi avoir à l`esprit une idée de ce que coûterait le projet. Si vous la recherche et vous pouvez évaluer qu`une réparation du toit sur une prison du comté devrait coûter moins de 350 000 $, et les offres tout retour à plus de 500 000 $ - vous devriez examiner les détails. Vous pourriez avoir un budget irréaliste, ou les sociétés d`appel d`offres pourrait être simplement trop cher.

Si les offres sont trop élevés, les tourner vers le bas. Se souvenant que vous pouvez faire des affaires avec ces entreprises à l`avenir, vous ne voulez pas les laisser se demander. Il est professionnel et courtois d`envoyer une lettre sous forme de rejet standard.

Il peut y avoir des moments où une proposition est présentée qui est au large de la marque. Peut-être que le représentant des ventes ou de l`entrepreneur ont mal compris la portée du travail, ou peut-être que vous avez décidé d`éliminer une partie du travail. Envoyer une lettre appropriée demandant une re-soumission. Dans votre document, offrir des suggestions, des éclaircissements ou des modifications au soumissionnaire.

À l`occasion, il est possible toutes les offres vont venir trop élevé. Lorsque cela se produit, vous devez envoyer une lettre à tous les soumissionnaires pour les informer toutes les citations sont refusées et les informer de la date à laquelle de nouvelles soumissions seront acceptées.

Certaines entreprises, en particulier les organisations à but non lucratif, doivent se conformer à un processus de proposition très détaillée. L`Université du Tennessee, par exemple, exige des soumissionnaires soumettent leur proposition dans une enveloppe identifiée avec le nom, l`adresse du soumissionnaire, demande de numéro de l`offre et l`entrepreneur les informations de licence. Lorsque les citations sont reçues qui manquent d`informations pertinentes comme il est indiqué, il suffit de retourner la présentation avec une courte lettre type expliquant le processus de soumission n`a pas été suivie correctement.