Rééchelonnement de grands événements d`entreprise peut être un nightmare- logistique même avec les raisons les plus crédibles pour changer la date, les clients et les contacts d`affaires seront irrités et incommodés. La façon dont vous présentez les informations aura également un impact important sur l`impression que les participants seront avoir- prendre soin de sonner apologétique encore optimiste, de sorte que les bénéficiaires se voir le rééchelonnement comme un revers temporaire plutôt que comme un faux pas ou le résultat d`une mauvaise planification .
Insérez un morceau de tête de l`entreprise dans votre imprimante- ceci est un avis officiel de replanifier un événement que vous organisez. Le temps est de l`essence et la tête va capter l`attention du destinataire de manière plus efficace que le papier ordinaire.
Ouvrez le programme de traitement de texte de votre choix. Commencer un nouveau document en sélectionnant "Fichier" et "Nouveau."
Tapez la date et sauter une ligne. Utilisez la fonction de publipostage dans votre programme de traitement de texte pour insérer les noms et adresses des participants.
Commencez en disant que vous devrez reporter l`événement, et se rafraîchir la mémoire sur ce que l`événement est et quand il aurait dû avoir lieu à l`origine.
Apologize sincèrement et expliquer la raison du retard. Ne vous excusez pas plus d`une fois ou les bénéficiaires pourraient considérer cela comme un aveu de culpabilité ou de mauvaise gestion.
Donnez des détails sur le moment où l`événement aura lieu. Si votre entreprise offre une compensation pour leurs frais de re-réservation ou une autre incitation, détail comment les participants peuvent demander l`indemnisation. Jouer le bon News- si le rééchelonnement est un événement heureux, comme le rééchelonnement pour un temps avec un meilleur temps, commenter.
Remerciez les participants pour leur coopération et leur donner les informations de contact pour qui ils peuvent appeler si elles ont des questions ou des difficultés de rééchelonnement de leur visite.
Signez la lettre "Cordialement," et sauter trois lignes. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimer les lettres et signer chaque dessus de votre nom dactylographié.
Envoyez les lettres avec le service le plus rapide que vous pouvez vous permettre. Si vous ne pouvez pas se permettre d`envoyer un grand nombre de lettres par courrier prioritaire, appeler chaque participant d`abord et leur donner les informations de base sur le rééchelonnement de l`événement. Faites-leur savoir qu`une lettre officielle suivra.
