Comment organiser votre charge de travail de bureau

Instructions

1. Mettre en place un système de classement - papier électronique et - de sorte que vous pouvez rapidement passer de l`information une fois que vous avez terminé l`examiner. De nombreux professionnels sont "gerbeurs de maître," ce qui signifie qu`ils ont tendance à accumuler des piles de papier qui a fini par les accabler. Faire un engagement à travailler sur un projet, puis, lorsque vous avez terminé, déposer rapidement loin. Pour les fichiers de papier, d`établir un système de fichiers codés par couleur, chaque couleur indiquant un message significatif pour vous. Par exemple, mettre en œuvre un système de hiérarchie à trois couleurs dans lequel des moyens verts "haute priorité," jaune signifie "priorité modérée" et des moyens rouges "priorité basse. Ou, pour réduire le nombre de fichiers sur votre bureau, utiliser un système à deux couleurs. Suivez la même logique pour créer un système de classement de l`ordinateur.

2. Créer une liste quotidienne de choses à faire et le garder avec vous en tout temps pour rester concentré et sur la bonne voie. Rayez les tâches que vous les compléter. De même, gardez un calendrier avec vous en tout temps, les références croisées les deux si nécessaire. Passez en revue votre liste de choses à faire à la fin de chaque journée et le début de chaque nouveau jour pour cimenter vos obligations quotidiennes dans votre esprit.

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   Établir des délais et des échéances pour chacune de ces tâches, être optimiste, mais aussi réaliste. Soyez particulièrement vigilant sur le temps que vous allouer à lire et de répondre aux e-mails, car il est incroyablement facile de se faire happer dans le temps "e-mail vortex." Marquez vos e-mails avec "haute priorité" messages pour aider à concentrer vos efforts - et ensuite décider si oui ou non de répondre en conséquence.

4. Commencez les appels téléphoniques et des rencontres avec une estimation de leur durée - et ensuite regarder l`horloge et en tenir au plan. Les gens vont respecter votre discipline si vous dites quelque chose comme: "Comme je sais que nous sommes tous occupés, nous allons essayer de notre mieux pour garder cet appel téléphonique ou une rencontre de 30 minutes."

   

5. Fixer des limites pour les collègues qui peuvent essayer de vous piéger dans un déjeuner prolongé ou une conversation prolongée sur leur blind date terrible la nuit avant. Alors que certains l`interaction sociale est important d`établir des relations entre collègues de travail, veillez à ce qu`il ne soit pas de la main et jeter une balle courbe dans votre journée de travail autrement bien structuré.

6. Reconsidérer multitâche. Vous pouvez penser que parler au téléphone, écrire un e-mail et l`examen d`une proposition de marketing fait de vous un employé de super, mais, en fait, vous pouvez être diffusant votre attention et êtes à la place d`être contre. Si vous devez, vous forcer à concentrer votre attention sur une tâche à la fois et de comparer les résultats du mode multitâche de l`organisation de votre charge de travail.

7. Évaluer votre charge de travail actuelle avant d`accepter d`assumer de nouvelles responsabilités. Bien que de nombreux employés supposent qu`ils devraient intensifier et ne jamais dire non à ces demandes, examiner attentivement si vous avez le temps pour accomplir les tâches et si elles peuvent être accomplies selon vos propres normes élevées.

8. Consultez votre superviseur pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie avec votre plan pour organiser votre charge de travail de bureau. Examinez votre "plan d`action" et demander des commentaires.