Des exemples de normes pour les procédures de bureau

Tous les bureaux exigent des manières de téléphone professionnel et courtois. Répondre au téléphone rapidement, parler clairement et poliment, et de ne jamais laisser un appel en attente plus de quelques secondes sans revenir à l`appel, même si tout ce qui est dit est: «Je travaille toujours sur votre demande."

Prenez des messages pour les travailleurs qui sont hors du bureau ou indisponible. Il est clair que d`enregistrer le nom, la date, l`heure et le numéro de téléphone de l`appelant, avec le but de l`appel, si elle est donnée. Quand un système de messagerie vocale est en place, demander à l`appelant si elle souhaite laisser un message vocal, puis la transférer dans le système de messagerie vocale. Il est impoli de transférer un appel sans en informer l`appelant avant le transfert.

Les spécificités de la gestion des documents varient considérablement d`un bureau à, mais les détails de toutes les opérations commerciales doivent être maintenues dans une manière professionnelle ordonnée. Conservez des copies de tous les reçus, factures, relevés de compte, bons de travail, des propositions, des estimations de l`emploi, de la correspondance, des rapports et d`autres documents produits par la société.

Créer des fichiers pour chaque fournisseur, compte client, de vente ou d`un projet, basé sur les spécifications de l`entreprise. Il est clair que l`étiquette de tous les dossiers, et les déposer dans un endroit facilement accessible où ils peuvent être rapidement récupérés en cas de besoin. Ce sont des exigences pour la bonne gestion de toute entreprise, indépendamment de l`industrie.

Gestion du courrier entrant et sortant variera en fonction, aussi bien, mais traiter tout le courrier en correspondance importante et gérer rapidement, en particulier la correspondance avec les clients et les clients.

courrier ouvert et route vers le département ou l`employé approprié, selon des procédures spécifiques de l`entreprise. Ne jamais ouvrir le courrier estampillé "personnel." Si le courrier entrant doit être ouvert avant la distribution, paperclip l`enveloppe à l`arrière de la correspondance dans le cas d`une adresse ou de l`expéditeur d`information est nécessaire.

Peser le courrier sortant, le cas échéant, et apposer le bon montant d`affranchissement dans le coin supérieur droit. Si le courrier est ramassé par un transporteur de courrier, placez-le à l`emplacement de départ approprié pour pick-up. Si elle est prise au bureau de poste local, placer toutes les lettres dans une boîte pour faciliter le transport. Collez tous les paquets en toute sécurité et de les étiqueter clairement pour la livraison appropriée.

Assurer des données informatiques est correctement protégé est importante dans le bureau d`aujourd`hui qui repose en grande partie sur de telles informations. Pratiquer les procédures de sécurité de base pour la sauvegarde des fichiers informatiques et le matériel.

Pour protéger les documents et logiciels, créer une sauvegarde quotidienne de tous les fichiers informatiques sur un site Internet qui offre un tel service, ou sur un lecteur flash ou disque Zip séparé. Soyez prudent lorsque vous téléchargez des fichiers et des logiciels à partir d`Internet. Gardez une programmation en cours d`exécution de protection contre les virus à chaque fois qu`un ordinateur est allumé, et de garder la base de données de virus à jour depuis les nouvelles menaces surgissent sans cesse.

Protéger le matériel avec un protecteur de surtension solide et fiable. Mettez les ordinateurs pendant la nuit quand personne ne les utilise, et débranchez les appareils électroniques pendant les orages lourds.