Protocoles de communication de service à la clientèle

Lorsque vous traitez avec un client en face-à-face, votre attitude et de comportement doivent correspondre aux valeurs de votre organisation. Vous devez rester professionnel et courtois en tout temps, même si un client fait une plainte au sujet de quelque chose qui est en dehors de votre responsabilité. En cas de doute, demandez à votre gestionnaire ou un superviseur pour gérer la demande, ou d`obtenir le nom du client et les coordonnées de sorte que vous pouvez être en contact quand vous savez comment remplir leur demande.

Par téléphone, il est important de répondre rapidement, parler clairement et utiliser un ton amical. Le message d`accueil est la première chose qu`un appelant entend et il est souvent déterminé par votre organisation. Si vous avez la liberté de répondre au téléphone que vous le souhaitez, garder le professionnel saluer en disant votre nom, le nom de l`organisation et de demander à la personne comment vous pouvez aider. Avant de terminer une conversation, assurez-vous que vous avez répondu à toutes les questions de votre client et lui demander s`il y a quelque chose que vous pouvez faire.

Si vous êtes absent de votre bureau ou ne peut pas prendre un appel téléphonique entrant, le client sera dirigé vers votre messagerie vocale. Votre message d`accueil doit être tenu à jour et mis à jour. Vérifiez votre messagerie vocale fréquemment et retourner des messages le plus rapidement possible.

Votre client voit souvent la communication sous la forme de lettres écrites et mémoires comme ayant plus d`autorité que la communication verbale. La correspondance écrite doit être claire, informative, opportune et précise. Le client doit savoir ce qu`on attend de lui une fois qu`il a lu la communication. Assurez-vous que le ton est toujours courtois et professionnel, et toujours vérifier l`exactitude de l`orthographe et de la cohérence de la grammaire avant l`impression et l`envoi de la communication.

Parfois, vous pouvez également communiquer avec votre client par courrier électronique ou les formulaires en ligne. Comme pour les lettres et les notes de service, la communication par e-mail doit être menée de façon professionnelle et courtoise, avec une attention particulière au vocabulaire, l`orthographe et la grammaire. Email permet un peu peu plus de souplesse et peut parfois sembler plus informelle. messagerie simple et claire est la clé pour fournir un service à la clientèle stellaire par l`intermédiaire d`e-mails. Aussi, tout comme vous le feriez avec des messages vocaux, les messages électroniques ne doivent jamais être mises de côté, répondent toujours à toutes les requêtes de vos clients.