Quelles sont les procédures d`exploitation standard pour un assistant administratif?

Un employé de soutien gère de nombreuses fonctions générales de bureau qui sont capturés dans un manuel de procédures de bureau standard. Ses responsabilités comprennent généralement de bureau répondre au téléphone, la gestion des calendriers, la coordination et la préparation des présentations Voyage. Un assistant administratif gère également les dossiers ministériels, des bibliothèques et des salles d`approvisionnement. SOP garder son organisation quand elle est nouvelle pour le travail et peu familiers avec certaines des routines de son employeur. courrier Distribuer peut sembler une tâche simple, mais un nouveau venu ne saura pas que les livraisons arrivent deux fois par jour ou que certains employés du ministère veux mail placés sur leur bureau au lieu de l`intérieur de leurs emplacements de courrier individuels. Les instructions de travail aident à apprendre ces tâches. Ces «comment faire» aussi guider son remplaçant, qui remplit pour elle quand elle est hors du bureau pour cause de vacances ou de maladie.

Un adjoint administratif effectue des tâches complexes qui nécessitent de nombreuses étapes, telles que la préparation des bulletins d`information ou la mise en place des réunions ou des programmes de formation toute la journée. Les instructions de travail fournissent une liste de contrôle visuel qui lui guide à travers l`ensemble du processus, tels que la sollicitation des articles pour la publication mensuelle de l`entreprise tout au long de la distribution aux lecteurs. Pour une réunion, l`assistant est responsable de tout, de réserver la salle de conférence pour édition minutes après le programme. Briser les processus en petites étapes rend la charge de travail semblent moins écrasante donc un assistant peut garder une organisation animée qui coule au lieu de se soucier qu`il pourrait oublier quelque chose, selon AllThingsAdmin.

Un professionnel de l`administration repose sur du matériel de bureau et des systèmes informatiques. Elle doit maîtriser les téléphones multi-lignes, les interphones, les imprimantes, les photocopieuses, les télécopieurs et les projecteurs. TPV expliquer comment faire fonctionner l`équipement afin de l`assistant peut transférer efficacement les appels téléphoniques, messages vocaux, rassembler les rapports et gérer un studio de vidéoconférence. les procédures de bureau typées expliquent également les détails étape par étape sur l`utilisation d`un ordinateur pour saisir des notes de service, entrer des informations dans des bases de données et de travailler avec des logiciels spécifiques à l`industrie, comme une masse salariale ou le système de facturation médicale.

L`adjoint administratif gère les tâches qui nécessitent une livraison à temps. Ses instructions de travail standard l`aider à répondre à ces échéances en énumérant combien de fois il devrait effectuer des missions. Ces tâches comprennent le paiement des factures, faire des dépôts bancaires, la présentation de rapports aux agences gouvernementales et la mise en place du conseil d`administration aux réunions des administrateurs. Un assistant administratif légal peut être responsable pour le dépôt des documents judiciaires dans des délais spécifiques. De même, un assistant dans un hôpital pourrait être prévu pour traiter les demandes médicales selon les délais d`une compagnie d`assurance. Un SOP efficace explique les délais d`exécution pour chaque tâche, comme tous les jours, tous les autres vendredi ou le premier jour du mois.