Avantages et inconvénients d`un bureau sans papier

Les fichiers numériques nécessitent un espace physique beaucoup moins de dossiers papier, et sont beaucoup plus faciles à garder organisé. En outre, les fichiers archivés numériques sont beaucoup plus faciles d`accès que les dossiers papier archivés. Les fichiers numériques peuvent être facilement partagées entre de nombreux utilisateurs à la fois, et accessibles à partir de sites distants, l`amélioration de l`efficacité du travail.

dossiers papier signifie moins de papier utilisé pour les copies en double et pour la tenue de registres général. Ce facteur rend un bureau sans papier plus respectueux de l`environnement dans la plupart des cas. Pour les magazines en ligne et d`autres publications, l`édition numérique signifie l`élimination des encres qui contiennent des métaux lourds, des solvants et d`autres substances qui sont nuisibles à l`environnement.

Un bureau sans papier est seulement aussi efficace que le logiciel et le matériel utilisé pour stocker les enregistrements permettent aux travailleurs d`être. bogues logiciels et les pannes d`équipement peuvent causer d`importantes perturbations au fonctionnement d`un bureau sans papier. La maintenance du logiciel et du matériel d`un bureau sans papier est aussi un personnel technologie de l`information concer- (IT) ou consultants sont souvent une nécessité, ainsi que des techniciens de réparer le matériel sur une base régulière.

Comme pour toute transition, la transition vers un bureau sans papier implique souvent une courbe d`apprentissage, en particulier dans un environnement de bureau où les employés ne sont pas déjà avertis de l`ordinateur. les erreurs de saisie de données peuvent être coûteuses et peuvent entraîner des problèmes majeurs. En outre, les erreurs de saisie de données et d`archivage peuvent entraîner des dossiers mis-catégorisation, ce qui rend difficile, voire impossible, de les trouver à une date ultérieure.

Les documents numériques peuvent être vulnérables à un accès non autorisé, soit par piratage ou par la sécurité laxiste de la part du personnel. Surtout avec les dossiers juridiques et médicaux sensibles, la perte de données peut entraîner une responsabilité importante pour l`entreprise concernée, surtout si la négligence est impliquée. Élimination des documents numériques présente une difficulté particulière, en particulier dans un environnement de réseau partagé. Il suffit d`effacer un fichier ne supprime pas complètement un enregistrement numérique, tout comme jetant un document dans une poubelle n`empêche pas quelqu`un d`autre de récupérer le papier plus tard.