Avec l`accent mis aujourd`hui sur l`utilisation de pratiques respectueuses de l`environnement, les entreprises du monde entier sont en train de modifier leurs opérations quotidiennes. Une façon dont les entreprises cherchent à passer au vert est de réduire leur utilisation de produits de papier. Cela réduit la quantité de papier utilisée pour les documents d`affaires impression et de copie. Pour créer un environnement de bureau sans papier, vous aurez besoin de faire usage de la technologie, ainsi que faire des ajustements à vos pratiques quotidiennes.
Choses que vous devez
- Logiciel de traitement de texte
- Les lecteurs flash
- services fax-to-email
- Verre ou assiettes et bols en plastique
Utiliser le courrier électronique et de l`électronique pour distribuer les communications de bureau plutôt que des produits de papier. Envoyer des e-mails de masse à vos employés plutôt que d`imprimer des notes de service pour chaque individu. De même, si les matériaux accompagnent une présentation de la société, de distribuer des fichiers PDF de notes supplémentaires sont accessibles sur un ordinateur portable ou iPad pendant les présentations. Texte et messages instantanés sont aussi des moyens que vous pouvez communiquer avec vos employés sans l`utilisation du papier. Si les documents imprimés sont nécessaires, toujours imprimer des pages recto-verso ou des pages d`utilisation qui ont déjà été imprimées sur un côté.
Utilisez des étiquettes autocollantes plutôt que des feuilles entières de papier. Les étiquettes autocollantes peuvent servir de substituts pour les pages de couverture qui ne servent simplement d`informer qui le destinataire d`un fax et ce fax est au sujet.
Stockez toutes les données sur les ordinateurs plutôt que dans des dossiers papier. Téléchargez toutes les informations sur un serveur qui peut stocker en toute sécurité toutes les informations de l`entreprise sur votre réseau d`entreprise. En utilisant des programmes comme Microsoft Excel et Word peut aider à assurer que les employés peuvent créer et stocker toutes les informations sur leurs postes de travail plutôt que sur support papier. Ce faisant, veiller à ce que tous les fichiers sont systématiquement sauvegardés de sorte qu`aucune donnée ne soit perdue en cas de panne de courant ou de panne d`ordinateur.
Fournir aux employés des lecteurs flash. Les lecteurs flash permettent aux employés de transférer des documents à une autre sans avoir à les imprimer. Dans le cas d`un problème de connexion à Internet, les lecteurs flash seront également utile que des présentations peuvent continuer ou de travail peuvent être prises à la maison sans impressions inutiles. Demandez aux employés de toujours enregistrer leurs projets en cours de lecteurs flash, dont ils peuvent accéder sur leurs ordinateurs portables à partir de tout endroit qu`ils désirent.
Notifier les clients de vos objectifs sans papier. Cela encouragera les clients à numériser des documents plutôt que d`imprimer et de les livrer à vous. De même, leur demander de vous envoyer des emails plutôt que d`utiliser le service postal pour communiquer. Enfin, utiliser des services fax-to-email lorsque vous travaillez avec des clients qui envoient des communications par fax. Ces services convertir les fax en courriels, où les employés peuvent lire sur leur ordinateur plutôt que sur papier.
Utilisez verre ou en plastique au lieu de assiettes et bols papier. De nombreux produits de papier bureaux des stocks employés peuvent utiliser pour le déjeuner. Si votre bureau dispose d`un lavabo disponible, fournir le verre et le plastique pour vos employés d`utiliser à la place. Vous pouvez également fournir ou encourager l`utilisation de bouteilles et gobelets réutilisables pour une utilisation au niveau du refroidisseur de bureau. Cela vous aidera à réduire la consommation de papier de votre bureau.
