Les activités de collecte forment une nécessité désagréable derrière le scènes quand quelqu`un doit de l`argent à vous ou à votre entreprise et ne semble pas disposé à payer. Plutôt que de se livrer à un temps et un jeu stérile de tag téléphone avec une personne qui a toutes les raisons d`éviter vos appels, écrire, une lettre approfondie pragmatique, comme un rappel tangible de la dette. Les messages électroniques peuvent prendre moins de temps et de préparation que de l`encre sur le papier, mais le fait que vous faites l`effort de communiquer par courrier souligne votre intention sincère et sérieux pour garantir le paiement.
Choses que vous devez
- Letterhead
- Copie de la facture
Créer votre lettre sur le papier officiel de l`entreprise ou de l`organisation à laquelle l`expéditeur tardive doit le paiement. Si aucun en-tête existe, ouvrez la lettre avec votre ou votre organisation Nom et adresse. Suivez cette information avec le nom et l`adresse complète de la personne ou de l`entité qui doit vous paiement. Inscrivez le numéro de compte du bénéficiaire et de la facture ou numéro de transaction avant la salutation qui identifie le destinataire.
Utilisez une salutation personnelle formelle. Adresse du destinataire comme «Madame Jones» ou «Monsieur Smith." Commencez avec "To Whom It May Concern" si vous ne possédez pas les coordonnées complètes pour un individu.
Maintenir un ton professionnel, chaleureux, optimiste, même si vous vous sentez un profond sentiment de frustration. Concentrez votre prose sur l`idée que le bénéficiaire a négligé votre facture et tout simplement besoin d`un rappel pour faire la remise appropriée.
Indiquer le montant et la nature de la dette, y compris tous les détails de l`achat ou d`un service pour lequel il paie. Inclure la transaction et les dates de livraison, ainsi que toute autre information d`identification.
Préciser ce que vous attendez de l`expéditeur, y compris combien de temps vous attendez paiement. Clarifier les pénalités, y compris les intérêts ou les frais de retard qui le font déjà ou seront applicables.
Indiquez vos coordonnées afin que l`expéditeur peut atteindre que vous précisiez la situation ou demander un délai de paiement. Indiquez votre numéro de téléphone et adresse e-mail directe, même si elles apparaissent sur la tête elle-même. Fermer avec vos remerciements pour une prompte attention de l`expéditeur et la réaffirmation de la valeur que vous placez sur votre travail ou des relations d`affaires.
