Comment planifier une convention

Les objectifs d`une organisation d`une convention ne sont pas toujours les mêmes que les objectifs du participant à la convention. Apprenez les raisons de l`organisation pour accueillir la convention. Il pourrait être d`attirer et de retenir les membres, générer des profits, fournir aux membres du conseil et des comités avec des vacances Perk ou générer de la publicité des médias pour l`organisation.

Une fois que vous connaissez vos objectifs stratégiques, définir vos objectifs tactiques pour les atteindre. Ceux-ci peuvent inclure le choix des séminaires et des haut-parleurs pour attirer les types de participants spécifiques, ayant une exposition commerciale productrices de recettes, l`ajout d`activités conjoint pour accroître la fréquentation, l`organisation des fonctions sociales telles qu`un tournoi de golf ou croisière fluviale, ayant un banquet ou la conduite d`un vote annuel les membres. Votre plan de marketing devrait inclure la publicité, les relations publiques, les stratégies de médias promotionnels et sociaux pour promouvoir la convention.

Déterminer les objectifs financiers de l`organisation pour la convention, et revoir vos chiffres. Vous pourriez être limité à un budget spécifique si la convention est une dépense. L`organisation pourrait avoir un objectif de profit, ou vous pourriez être autorisé à dépenser en fonction de votre revenu attendu. Créer des projections fondées sur les recettes d`enregistrement et de parrainage optimistes et conservatrices.

Ensuite, planifier votre programme de l`événement. Choisissez votre date, le lieu et les activités. De nombreuses conventions ont un thème qui explique l`objectif général de l`événement et contribue à attirer les participants. Vous pourriez avoir besoin de solliciter des commentaires sur les dates et les lieux potentiels de votre conseil d`administration ou les participants et effectuer des visites à plusieurs endroits avant de choisir un. Examiner des informations sur les conventions précédentes pour en apprendre davantage sur les lieux, l`assiduité, la performance financière et participants et parrainer des commentaires. Créer un calendrier qui commence par participant check-in et décrit l`horaire de chaque jour.

Commencez lieux de contact, haut-parleurs, des traiteurs, des options de divertissement, les sociétés audiovisuelles, les imprimantes et les compagnies de voyage. Déterminer comment gérer le marketing, les inscriptions, les commandites, les badges, les check-ins, des stands d`exposition, sacs-cadeaux, des livres de programme et les pages du site. Envoyer des demandes de propositions pour les fournisseurs externes tels que les stations balnéaires, les traiteurs, les terrains de golf et les agences de voyage. Mettez ensemble votre liste et les coûts du fournisseur souhaité.

Préparer un document qui montre votre conseil d`administration ou d`une convention associent votre plan pour la convention. Inclure votre compréhension des objectifs de l`organisation et de la façon dont vous prévoyez d`atteindre ces objectifs. Fournir un ordre du jour de l`événement avec un programme quotidien détaillé. Présenter un budget complet. Expliquez pourquoi vous avez choisi le thème, le lieu, thèmes du séminaire, les conférenciers et les activités sociales. Justifiez vos projections fréquentation, les dépenses et les recettes en fonction de votre recherche.