Comptabilité procédures de dépôt de bureau

La plupart des fichiers comptables et les liants doivent être conservés dans un endroit central qui se trouve dans un endroit sûr et privé. Chaque type de transaction devrait avoir son propre cabinet de dépôt ou au moins un tiroir ou une étagère spécifiée. Par exemple, les revenus ne doivent pas être mélangés avec des frais ou d`autres documents. Seul le personnel autorisé devraient être autorisés à examiner le contenu et supprimer les fichiers de la zone de la comptabilité. Si des classeurs sont situés dans une zone qui ne peut être verrouillé, comme l`intérieur d`un bureau de la comptabilité, les armoires doivent être enfermés à tout moment.

Dépôt des comptes créditeurs est distinct de tous les autres fichiers et est organisé par année et par ordre alphabétique par nom du vendeur. Chaque tiroir doit être clairement indiqué à l`extérieur pour le rendre plus facile de trouver des fichiers spécifiques. En fonction de l`espace disponible, les comptables tiennent des registres de dépenses courantes à proximité, tandis que les fichiers pour les années antérieures peuvent être archivés dans le stockage. Notez que les fichiers pour les actifs fixes sont séparés et conservés à proximité du bureau sur une base à long terme - ne pas mettre dans le stockage.

Dépôt de comptes débiteurs transactions est basée sur les dates de dépôt pour faciliter les rapprochements bancaires à la fin d`un mois. Par exemple, supposons que vous voyez 200 $ à titre de dépôt dans le compte de banque à une certaine date, mais vous avez seulement reconnu 180 $ dans les registres comptables - vous aurez besoin d`un accès par date pour identifier la raison de cet écart. Dépôt de créances peut être fait dans des classeurs mensuels ou hebdomadaires, selon le volume des transactions.

En raison de problèmes de confidentialité, les documents de paie sont conservés totalement séparés du reste des documents comptables, habituellement dans le bureau du professionnel de la paie. Les rapports et les enregistrements sont verrouillés et loin de la vue du public en tout temps, accessibles seulement quelques employés autorisés. rapports de paie sont déposés par salaire avec des feuilles de temps pour la période. Notez que les anciens registres de paie doivent être archivés séparément avec beaucoup plus de sécurité que les autres dossiers.