Comment écrire une lettre efficace

Instructions

1. Suivez le bon format de lettre. Dans le coin supérieur droit de la page, mettez votre nom et adresse. Vous pouvez également inclure votre numéro de téléphone et / ou adresse e-mail si vous voulez. Laisser un espace double, puis ajouter la date.

2. Choisissez la bonne formule de politesse. "cher" fonctionne pour la plupart des types de lettres, formelles et informelles. Le monde des affaires est plus décontracté que l`habitude d`être, et si vous êtes déjà dans l`habitude de traiter l`autre personne par son prénom, puis utiliser leur prénom dans la lettre de garder le ton amical. Si vous ne savez pas comment ils attendent à traiter, utiliser leur titre et leur nom complet.

3. Pour écrire une lettre efficace, vous devez jeter le contenu dans un format logique, avec des sauts de paragraphe pour de nouvelles pensées. Utilisez des verbes d`action autant que possble pour rendre la lettre plus intéressante. Gardez vos paragraphes aussi courte que possible et d`utiliser les paragraphes de style bloc avec un double espace entre les paragraphes. L`espace blanc aide les yeux restent détendus lors de la lecture.

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   Dans le ton de votre lettre, garder la distance émotionnelle droit de la personne que vous écrivez. Si vous écrivez une lettre à quelqu`un que vous êtes près de, être chaleureux et décontracté dans la lettre. Si vous êtes plus formel dans la lettre que vous êtes face à face avec cette personne, ils pourraient le prendre comme froideur. Si vous êtes trop informelle dans une lettre d`affaires, cependant, le destinataire pourrait interpréter cela comme un manque de respect. Même dans une lettre non-business informel, étant trop amical à quelqu`un que vous connaissez à peine peut paniquer les.

5. Laisser un seul espace entre les phrases. Il est parfois acceptable de laisser deux espaces, mais cela est généralement considéré comme une convention obsolète. Pour d`autres détails de style, consulter un guide de style. L`écriture dans un style correct et moderne est pas indispensable pour une lettre informelle, mais il est important si vous voulez venir à travers comme professionnel.

6. Si vous écrivez une lettre officielle, indiquer clairement le but de la lettre le plus tôt dans le premier paragraphe que possible. Suivi avec tous les détails connexes et préciser si vous attendez une réponse, et si oui, quel genre de réponse. Pour écrire une lettre efficace, vous devez être assertif sans être envahissant.

7. Utilisez des verbes d`action et d`éviter la voix passive, ce qui rend des phrases vagues, faibles et sans intérêt. Par exemple, au lieu d`écrire: "Le chien a été marchait," écrire, "La femme marchait son chien." À la place de "On m`a dit," écrire, "Il m`a dit."

8. Utilisez de petits mots au lieu de grands chaque fois que possible. Les grands mots ne comprennent pas seulement des mots rares ou universitaires, mais aussi des mots avec beaucoup de syllabes. Les gens ont tendance à la zone quand ils rencontrent trop de mots longs, surtout quand il y a beaucoup d`entre eux tous les agglutinées.

9. Si vous voulez écrire une lettre efficace, utiliser des contractions chaque fois que possible. Par exemple, utiliser "il est" à la place de "c`est" et "il y a" à la place de "il y a." Il est facile de tomber dans l`habitude de ne pas utiliser les contractions quand vous écrivez, mais qui tend à rendre l`écriture semble raide et terne.

10. Terminez par un court paragraphe convivial pour conclure la lettre. Dans une lettre informelle, vous voudrez peut-être poser quelques questions sur la façon dont l`autre personne est en train de faire ou ce qu`ils ont été jusqu`à. Dans une lettre plus formelle, si vous attendez une réponse, vous pouvez renforcer cette attente en écrivant quelque chose comme, "J`attends avec impatience votre réponse."

11. Fermez la lettre avec une fermeture appropriée. Pour une lettre d`affaires, "Cordialement" est un bon choix. Pour une lettre amicale, vous pouvez utiliser "Amour" le cas échéant, ou "Chaleureusement," "Affectueusement," "Cordialement," ou tout simplement sauter la clôture. Laissez quatre espaces après la fermeture, puis tapez votre nom complet. Inscrivez votre nom au-dessus du nom dactylographié. Pour tout type de lettre, il est une bonne idée de le signer à la main. Si vous prenez un moment pour lui donner une touche personnelle, il va créer un sentiment plus chaud dans la personne qui le reçoit.

12. Polonais votre lettre. Vérifier l`orthographe et la grammaire soigneusement. Look out for homophones (mots qui sonnent aussi bien, mais sont orthographiés différemment). Voir la section Ressources pour un lien vers un article sur la façon d`éviter les erreurs de grammaire communes.