Avantages et inconvénients des systèmes de gestion de documents

systèmes de gestion de documents stockent souvent des informations sur des serveurs ou d`autres systèmes informatiques puissants. Ces espaces de stockage électroniques prennent souvent moins de place que leur contrepartie physique.

Les systèmes de gestion de documents permettent le stockage des documents eux-mêmes et pour les versions précédentes. Cela peut aider les révisions de piste à travers le temps et fournit un avantage supplémentaire d`être en mesure de revenir à des documents plus anciens. Toutefois, si ces informations ne sont pas organisés et stockés correctement, il pourrait y avoir trop de documents et versions disponibles, causant ainsi un problème de surcharge d`information pour les utilisateurs.

Les systèmes de gestion de documents sont un emplacement de stockage centralisé où de nombreux utilisateurs peuvent accéder à la plus récente et jusqu`à document date à partir d`un emplacement central. Cette facilité d`accès aux documents prend en charge la collaboration entre de nombreux utilisateurs. L`emplacement centralisé des documents favorise également la distribution facile des documents pour les utilisateurs. Cependant, le stockage électronique de documents numériques dans un seul endroit peut poser un risque de sécurité supplémentaire, sauf si la sécurité supplémentaire est ajouté pour protéger le système électronique.

Électroniquement stockage et la gestion des documents au sein d`un système de gestion électronique des documents permet des outils d`utilité pour fournir des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans leur contrepartie physique. Recherche par le biais des documents électroniques est plus facile que de chercher chaque document à la main. Cependant, bon nombre de ces outils peuvent être inutiles et peuvent avoir un coût plus élevé que la valeur pour les entreprises.