A l`origine, un grand livre général (GL) était un grand volume de papier lié, chaque page divisée en colonnes pour l`enregistrement des opérations comptables. Le grand livre inclus toutes les transactions des clients sur une seule page, toutes les transactions avec les fournisseurs sur une autre, avec les entrées correspondantes sur la page de compte bancaire. Dans QuickBooks, le GL répertorie ces transactions en utilisant la date de la transaction, les comptes affectés par la transaction et le montant de chaque transaction. Chaque compte dans le rapport GL est un compte de GL, que ce soit un compte de produits ou de charges. La seule façon d`utiliser un compte de GL est d`accéder au compte du grand livre général ou plan comptable.
Créer un rapport général Ledger. Pour utiliser un compte de GL, vous devrez générer ce rapport de GL. Le GL enregistre les transactions entre les comptes, donc un compte de GL comprend chaque compte dans le plan comptable. Allez à l`onglet Rapports en haut de la page et cliquez dessus. Faites défiler jusqu`à la "Comptable & taxes" bouton et cliquez dessus. La fenêtre qui apparaît vous informe qu`un rapport général Ledger est par défaut à un reporting sommaire si vous souhaitez développer, cliquez sur le "Développer" bouton.
Ajustez les dates pour lesquelles vous souhaitez un rapport général Ledger. Choisir la "De" date, puis le "À" date et cliquez sur le "Rafraîchir" bouton. Cela vous permettra de voir quels comptes ont été utilisés dans ces transactions pour cette période de temps. Si vous générez un rapport pour les transactions sur une période de trois mois ou plus, il peut prendre un certain temps pour construire le rapport.
Imprimer le plan comptable (COA). Clique sur le "liste" bouton et faites défiler jusqu`à la "Plan comptable" bouton. Cliquez dessus et le plan comptable ouvrira. Clique sur le "Impression" clé pour imprimer le graphique.
Comparez le rapport général Ledger à votre plan comptable (COA). Le rapport général Ledger répertorie toutes les transactions qui affectent chaque compte de GL dans le COA dans l`ordre les comptes apparaissent. Utilisez le rapport GL pour voir si tous les comptes ne sont pas utilisés et, le cas échéant, rendre ces comptes inactifs. Ouvrez le compte dans le COA, cliquez sur le compte et maintenez la "Ctrl" et "E" clés pour modifier le compte. Cliquez dans la case, "Faire Inactif."
Imprimer le rapport général Ledger. Regardez les 10 colonnes dans la partie supérieure du rapport GL. Ces colonnes sont les "Type," "date" et "Prénom." Utilisez le rapport GL au détail chaque type de paiement à partir de laquelle compte. le "Type" fait référence au type de paiement d`une transaction particulière. Types de paiements peuvent inclure les chèques, les paiements de factures, les dépôts et les chèques de responsabilité. Imprimer ce rapport si, par exemple, vous devez vous assurer une cohérence des paiements à partir d`un compte particulier ou besoin pour déterminer si le type était tout simplement un "Paiement" ou "Paiement de factures." Noter la "Débit" et "Crédit" colonnes. Pour chaque transaction, il y a un débit d`un compte GL et un crédit à un autre.
Examiner le flux de trésorerie dans et hors de chaque compte en utilisant le rapport GL. Chaque compte dans le COA est sur le rapport GL, comme le sont les totaux pour les débits ou de l`argent ajouté à un compte et des crédits ou de l`argent prélevé sur un compte. Débits aux comptes d`actifs ajoutent des fonds à ces comptes, et les crédits supprimer les fonds de ces comptes. Débits aux comptes de responsabilité ajouter des fonds pour le montant dû pour la responsabilité, et les crédits supprimer fonds du montant qui est dû.
Le rapport GL totalise tous les débits et les crédits pour la période de temps spécifiée dans le rapport et donne le début et les soldes de fin, qui vous permettent de voir le flux de trésorerie dans et hors de chaque compte.
