Devoirs des assistants de bureau

Le travail quotidien d`un assistant de bureau comprend en mettant l`accent sur une variété de tâches tout au long de la journée. Cela inclut saluer les autres sur le téléphone ou en personne, l`examen de la communication électronique ou des notes de service et la gestion de bases de données internes. Comme l`assistant de bureau accueille les appelants, elle peut prendre des messages pour les membres du personnel non disponibles. Comme d`autres de créer des documents, l`assistant de bureau les relit pour assurer qu`ils sont professionnels et précis. Les modifications apportées à des bases de données internes, telles que les informations de contact client, sont transmises à l`assistant de bureau qui met alors à jour la base de données. Lorsque les stocks d`approvisionnement diminuent, les commandes assistant de bureau de fournitures supplémentaires. Lorsque l`équipement de bureau doit être réparé ou entretenu, contacts elle l`entreprise de réparation. Parfois, ses responsabilités l`amènent à l`extérieur du bureau pour faire des courses liés au travail, tels que les emballages d`expédition ou ramasser des rafraîchissements de réunion.

Dans de nombreux bureaux, l`assistant de bureau travaille pour un gestionnaire spécifique et assure la liaison entre les employés et cette personne. Collègues contacter l`assistant de bureau directement quand ils ont besoin d`informations à partir de ce gestionnaire. Dans de nombreux cas, il peut répondre à ces demandes sans interrompre son manager. L`assistant de bureau maintient l`horaire de son manager, lui rappelle les rendez-vous à venir et reprogramme en cas de conflit.

assistants de bureau utilisent une variété de compétences dans leur rôle. Ils travaillent avec une variété de personnes et de personnalités, ils ont donc besoin d`excellentes compétences interpersonnelles. Écrit et compétences en communication verbale leur permettent d`éliminer les malentendus qu`ils parlent avec les autres ou l`envoi de courriels ou de mémos. Sens de l`organisation, ainsi que la capacité de donner la priorité, permettent à l`assistant de bureau pour gérer la diversité des tâches nécessaires chaque jour. En outre, la flexibilité permet à l`assistant de bureau pour adapter à l`évolution des priorités.

La formation minimale requise pour un assistant de bureau est un diplôme d`études secondaires. Le degré d`associé dans l`entreprise ajoute un avantage concurrentiel dans le marché du travail, cependant. La plupart des entreprises exigent des assistants de bureau pour avoir des compétences en informatique, tels que la maîtrise des programmes Microsoft Office, la familiarité avec le logiciel de courrier électronique et de l`expérience avec les programmes de base de données. Ces compétences peuvent être apprises grâce à des cours de formation dans un collège communautaire ou par l`expérience avec le logiciel.