Initialement conçu pour garder les ministres du gouvernement au courant de ce qui se passait, des documents d`information sont maintenant utilisés dans les affaires comme un moyen efficace de garder ceux qui ont «besoin de savoir" dans la boucle. Des documents d`information sont, par définition, compact et concis et peuvent prendre la forme d`une note, une lettre ou un mémo.
Indiquez votre objectif et les grandes lignes qui vous écrivez le document d`information dans une ou deux phrases. Divisez votre document d`information en paragraphes courts pour couvrir les sujets que vous voulez soulever, et commencer un nouveau paragraphe à chaque fois que vous commencez à discuter une idée nouvelle.
Expliquer les informations de base pertinentes pour le document d`information en donnant au lecteur une idée de la raison pour laquelle le projet a été lancé et qui est responsable de superviser. Sans entrer dans trop de détails, assurez-vous d`établir une compréhension claire des éléments de la question.
Fournir un rapport sur l`état actuel de la question à la main dans un format facile à comprendre la langue. Rester sur le sujet et de condenser la matière en quelques phrases.
Cible des considérations clés en utilisant des puces pour créer une courte stratégie de livraison forte qui va obtenir l`attention du lecteur. En utilisant ce format permet également de consulter facilement si les gens veulent examiner votre document d`information à un moment donné dans l`avenir.
Proposer la prochaine étape à prendre en ce qui concerne la question de l`information en indiquant à votre public ce que vous pensez que devrait se produire et soutenir vos idées avec le raisonnement et la preuve. Faites comprendre à votre lecteur que, sur la base de l`arrière-plan, le rapport sur l`état actuel et les considérations clés, ce que vous proposez est logique et rationnel.
Inviter des commentaires et des suggestions sur votre document d`information en laissant vos lecteurs savent que vous êtes intéressé par leurs commentaires et êtes ouvert à d`autres idées. Donnez-leur une date limite pour la soumission d`informations.
Laissez-nous votre document d`information pour une heure ou pendant que vous travaillez sur d`autres projets, puis de le modifier pour plus de clarté, l`orthographe et la grammaire. Lisez le document d`information à haute voix et l`évaluer pour le ton de calculer comment il sera reçu par votre auditoire.
