L`écriture en format d`affaires est différent des autres types d`écriture. Les lignes directrices sont plus rigides, et le style que vous écrivez en est généralement prédéterminée. L`objectif lors de l`écriture dans le style de l`entreprise est toujours à apparaître professionnel. Une grande partie de l`écriture que vous ferez sera pour les clients existants ou potentiels, des collègues ou supérieurs. Certains de ces documents peuvent influer sur la façon dont vous ou votre entreprise effectue, donc en suivant les lignes directrices est essentiel.
Utilisez bloc, bloc modifié ou le format semi-bloc lors de l`écriture d`une lettre d`affaires. format Block est le plus couramment utilisé. Dans ce format, tout est justifié à gauche et à simple interligne, à l`exception d`un double espace entre les paragraphes.
Écrivez votre document pour le public. Focus sur leurs besoins et intérêts au lieu de la vôtre. Pensez à ce que les lecteurs ont besoin de connaître et de déterminer la façon appropriée de relayer l`information aux lecteurs spécifiques.
Utilisez un ton formel lors de l`écriture à des supérieurs ou des clients. Utilisez uniquement un ton informel pour les mémos ou des courriels à des collègues.
Accentuer l`information positive, et se concentrer sur les avantages pour le lecteur. Ceci est particulièrement important lors de l`écriture d`une lettre qui contient un message négatif.
Écrivez clairement et de façon concise. Vous pouvez le faire en gardant les paragraphes courts, en déclarant des informations importantes au début du document et les paragraphes et en utilisant des listes, si possible. Cela permet à vos lecteurs, qui sont habituellement pressés par le temps, trouver les informations importantes, même si elles effleurent seulement le document.
Relisez votre document pour vous assurer qu`il est exempt d`erreurs d`orthographe, de grammaire et de ponctuation. Toute erreur dans votre écriture peut vous faire paraître non professionnel ou négligent.
Conseils & Avertissements
- Généralement, il est acceptable d`utiliser les mots "je" et "toi" dans un document commercial. Cependant, soyez prudent lorsque vous utilisez le mot "nous," parce que cela transforme vos mots en une réflexion sur l`ensemble de l`entreprise.
- Toujours utiliser un colon, pas une virgule, après la salutation dans une lettre d`affaires.
