10 Lignes directrices efficaces pour la communication écrite

Utilisez la structure de phrase simple. structure de la phrase complexe peut compliquer ce que vous essayez de dire et d`être facilement mal compris. Gardez vos phrases concises et au point. Au lieu de dire «Je voudrais organiser une réunion pour discuter des faits pertinents de l`affaire le plus tôt possible," dire "S`il vous plaît laissez-moi savoir quand nous pouvons rencontrer pour discuter de l`affaire."

Ne pas utiliser de jargon ou de la langue que vous seul et sélectionnez un groupe d`individus à comprendre. Votre communication écrite doit être accessible à votre public, peu importe qui vous communiquez. Le langage technique et le jargon ne devraient être utilisés quand un langage plus simpliste ne suffira pas.

Fournir des détails spécifiques chaque fois que possible. Éviter l`écriture dans les détails ambigus ou peu claires. Au lieu d`écrire «J`ai beaucoup d`expérience dans ce domaine," dire "je l`ai travaillé comme ingénieur pendant trois ans et demi."

La communication écrite est différente de l`écriture académique ou savante et devrait être plus conversationnel dans la nature. En règle générale, écrire de la même façon que parler. Lisez votre message à haute voix pour vous assurer que votre écriture semble conversationnel.

Évitez de fixer un pronom masculin ou féminin à votre écriture. Bien qu`il soit techniquement solide grammaire à utiliser «il» ou «son» lorsque le sexe est inconnu ou en se référant à un groupe de personnes, la langue peut offenser certaines personnes. Pour être sur le côté sécuritaire, ne pas utiliser un pronom de genre, sauf si vous êtes sûr du sexe de la personne que vous faites référence.

Choisissez des verbes actifs au lieu de verbes passifs à ajouter de l`intérêt à votre communication écrite. Écrire "je conduisais à la plage le samedi," au lieu de "Quand je conduisais à la plage le samedi ...". En utilisant la voix active vous permettra également de paraître plus conversationnel, que nous utilisons rarement la voix passive dans la communication verbale.

Si vous connaissez la personne que vous écrivez, de reconnaître cette relation. Au lieu d`utiliser les pronoms de couverture tels que «vous», utilisez le nom de la personne. Faire les informations que vous incluez dans votre communication écrite pertinente pour le lecteur. En fonction de la relation que vous avez avec la personne, commencer et finir votre écriture avec une salutation appropriée.

Choisir le bon moyen pour votre communication écrite. Que vous utilisiez email, la messagerie texte, ou une lettre dépend de qui vous écrivez et ce que vous écrivez. Si vous ne l`avez jamais utilisé la messagerie texte dans l`environnement de travail, il peut ne pas être la meilleure façon de correspondre avec un collègue.

Utiliser l`humour avec modération, et seulement lorsque cela est approprié à la situation. Si vous n`êtes pas familier avec votre lecteur, éviter de faire des blagues afin de ne pas offenser le lecteur. Si vous avez une bonne relation avec votre lecteur, vous pouvez utiliser l`humour dans votre communication écrite. Même si vous connaissez bien le lecteur, évitez l`humour offensant ou controversé.

Peu importe la qualité à l`écriture que vous soyez, il est essentiel de la preuve lire votre communication écrite. Vérifiez l`orthographe ou de grammaire dans votre écriture. Assurez-vous que ce que vous avez écrit communique efficacement le message voulu.