Des lettres officielles devraient servir la fonction d`exprimer vos intentions envers l`établissement, et d`exprimer des préoccupations ou des besoins que vous pourriez avoir. Une lettre officielle est essentiellement une lettre d`affaires et devrait suivre les grandes lignes d`un modèle d`affaires. Une lettre officielle à une école devrait utiliser un langage simple et direct. Une lettre officielle à l`école peut être un moyen efficace de faire de nouveaux contacts et résoudre les problèmes.
Faites une liste des intentions ou des objectifs que vous avez écrit à l`école. Par exemple, vous pouvez être faire une demande de prendre part à une collecte de fonds. Liste des installations, des dons ou d`autres autorisations, vous demanderez dans la lettre officielle. Un autre objectif peut être à remercier une institution pour les services rendus.
Format la lettre avec un en-tête qui répertorie l`individu ou le service que vous communiquez. Par exemple:
Doyen du Collège des Arts et des Lettres
PO Box 123
Main, États-Unis
12345
Ouvrez le corps principal de la lettre avec le mot "Cher" suivi du nom de l`individu. Par exemple, "Cher M. Peabody."
État qui vous êtes et le but que vous avez pour écrire la lettre. Par exemple, "Mon nom est Anna Smith et je travaille avec tenir par la main Inc. Je vous écris pour demander votre aide avec un événement de charité, je voudrais accueillir par votre école." Ou, si vous remerciant quelqu`un, vous pouvez dire: «Je tiens à vous remercier pour tout le temps et les efforts que vous avez mis dans la création du nouveau programme éducatif."
Suivez le motif initial de la lettre formelle avec des détails au sujet de pourquoi vous faites la demande ou en remerciant la personne. Par exemple, «Je travaille avec un organisme de bienfaisance dans la ville depuis de nombreuses années et nous avons toujours cherché à votre école comme un élément central de cette communauté."
Donnez autant de détails clairs sur la raison de la lettre que nécessaire, puis remercie la personne ou le service pour l`examen de votre lettre. Par exemple, «Je vous remercie d`avoir pris le temps de regarder ma demande." Terminez la lettre en laissant l`école savent comment ils peuvent suivre avec vous. Un exemple serait, "S`il vous plaît trouver mon numéro de téléphone ci-dessous pour me contacter. Je me réjouis de vous entendre."
Fermez la lettre avec une phrase comme «Sincèrement» ou «Cordialement», puis votre nom signé.
Conseils Avertissements
- Modifier la lettre de chercher des phrases et des fautes de frappe peu claires.
- Gardez un ton enjoué, accessible dans la lettre, même lorsque vous déposez une plainte.
