Comment écrire des courriels diplomatiques

Annoncer la couleur

• Annoncer la couleur en se concentrant sur la façon dont vos idées, vos messages ou des instructions vous aideront à vos employés. Reconnaître toutes les luttes liées au travail auxquels ils sont confrontés, tels que des problèmes techniques ou des revers, et demandez - plutôt que de la demande - quand il y a quelque chose que vous voulez ou avez besoin. Par exemple, si vous ajoutez plus de personnel à un projet existant, écrivez, "Je sais que ce projet a mis une pression supplémentaire sur votre équipe, donc j`ai demandé Jane Doe pour aider à la préparation de copie. Seriez-vous capable de lui fournir un brouillon avant le week-end?" la langue diplomatique a un ton poli qui tente de mettre les bénéficiaires à l`aise.

Keep It Professional

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  Évitez personnels, confidentiels ou sujets sensibles, tels que les informations sur les salaires, les problèmes de personnel ou de conflits internes, dans un courriel diplomatique. discuter Seuls les affaires publiques, suggère Inc. magazine. Toujours traiter des questions personnelles ou confidentielles face-à-face ou par téléphone si une réunion en face-à-face est pas possible. Vous ne savez jamais quand un email pourrait se passer dans le bureau. Utilisez saluts professionnels et fermetures, afin que les bénéficiaires sachent que la correspondance est, non pas de nature personnelle liée au travail. Par exemple, démarrez l`email avec "Bonjour," "Salutations" ou "Bonjour" -- ne pas "Hey," "Yo" ou "Pour mes potes."

Choisissez vos mots judicieusement

• Se concentrer sur "je" déclarations, plutôt que "toi" déclarations, surtout lorsque vous êtes traitant défauts, erreurs ou corrections dans un courriel. Expliquez vos déclarations, afin que les bénéficiaires à acquérir une compréhension claire de vos objectifs et intentions. Par exemple, si vous voulez envoyer un e-mail toute l`entreprise sur l`importance de respecter les délais, écrivez, "Il a toujours été mon objectif de respecter les délais afin de maintenir une base de soutien à la clientèle. Rapidité et efficacité sont deux de mes principales priorités, donc s`il vous plaît me contacter si des situations surgissent qui pourraient conduire à des difficultés d`échéance."

Soyez direct et spécifique

• Être honnête et directe avec votre correspondance, de sorte que vos collègues ne doivent pas lire entre les lignes ou seconde deviner ce que vous voulez dire. langue diplomatique est délicat, concis et au point. Retirer les mots en excès, des pensées ou des idées qui peuvent confondre vos employés ou BOG votre email. Par exemple, si vous voulez faire face aux violations du code vestimentaire des employés dans un courriel aux enseignants, écrire, "S`il vous plaît examiner les exigences du code vestimentaire dans le manuel de l`employé. Pas de shorts, débardeurs ou tongs pendant les heures scolaires." Adresse e-mail à l` "tous les employés," afin que personne ne se singularise.