Quelles compétences avez-vous besoin d`être un chef de bureau efficace?

Parce que les gestionnaires de bureau sont chargés de répondre aux appels téléphoniques, répondre à des courriels, écrire des lettres de correspondance et de saluer ceux qui entrent dans un bureau, les compétences de communication sont essentielles à l`emploi. En plus de communiquer de manière professionnelle, un gestionnaire de bureau doit faire en sorte qu`il comprenne correctement les informations qu`il reçoit pour qu`il puisse correctement relayer aux personnes appropriées dans son bureau afin d`éviter des confusions ou des malentendus. Les gestionnaires de bureau doivent avoir de bonnes manières de téléphone, la grammaire et la capacité à gérer avec des personnes difficiles.

Un gestionnaire de bureau récupère souvent et range les dossiers des clients pour ceux qui, dans son bureau, garde des calendriers, construit des listes de contacts et permet de rappeler aux autres sur rendez-vous et les réunions prévues. Elle peut être nécessaire pour créer l`organisation et des systèmes de classement au sein d`un bureau pour aider à augmenter la productivité. En outre, si un gestionnaire de bureau a reçu des documents au nom d`autres ministères, tels que les rapports de dépenses pour le service de la comptabilité, elle doit veiller à ce qu`elle délivre ces éléments au service approprié en temps opportun.

En plus d`utiliser les photocopieuses, les télécopieurs et les logiciels de calendrier, de nombreux gestionnaires de bureau sont nécessaires pour savoir comment utiliser certains des derniers dispositifs logiciels et matériels. Ces appareils comprennent des scanners, des appareils photo numériques, équipement audio-visuel et de systèmes téléphoniques complexes. Un gestionnaire de bureau doit également être en mesure d`utiliser les programmes de traitement de texte, publication assistée par ordinateur et de tableur, de gérer des bases de données, faire des présentations et numériquement améliorer les photographies. Selon le BLS, les gestionnaires de bureau qui sont les plus en demande sont ceux qui ont de l`expérience avec différentes applications logicielles.

Il est commun pour le gestionnaire de bureau pour travailler avec des documents financiers qui vont des rapports budgétaires aux comptes de dépenses. Dans un environnement de travail où un gestionnaire de bureau interagit avec les clients, tels que les organismes d`assurance, elle peut avoir besoin pour traiter les paiements des clients, fournir des changements, de créer des rapports de petite caisse et préparer les dépôts bancaires quotidiens avec précision. Dans certains cas, le gestionnaire de bureau peut avoir besoin pour créer des rapports financiers, préparer des devis ou aider à maintenir un budget entre les bureaux.