L`utilisation des mémos des employés pour demander des volontaires pour la planification bureau de fête est un bon moyen d`impliquer de nombreux travailleurs et leur faire sentir inclus dans l`équipe du bureau. L`utilisation efficace des employés bénévoles peut faire des événements tels que des fêtes de Noël viennent sans anicroche. Mémos assurent également qu`un message ou une annonce atteint tous les destinataires prévus. Lors de la planification des fêtes de Noël et d`autres événements de bureau, vous devez vous assurer que tous ceux qui sont invités à assister est au courant de la date et l`heure.
Choses que vous devez
- Liste des bénévoles potentiels des employés
- Les coordonnées de tous les bénévoles potentiels
- Date, lieu et l`heure de l`événement
- Liste des heures de bénévolat et les exigences en matière de droits
Déterminer le type de fête de Noël de votre bureau aura. Décider si l`événement aura lieu dans le bureau ou hors site. Établissez un budget. Déterminer le nombre de personnes qui seront invités, y compris les conjoints ou les invités des employés. Décider si l`alcool sera servi et si vous devez fournir des boissons gratuites ou un bar payant. Gardez une liste détaillée des paramètres du parti pour guider vos bénévoles dans sa mise en place.
Déterminer le nombre de bénévoles employés dont vous aurez besoin pour organiser et faciliter le parti. Dans la plupart des cas, au moins 10 volontaires seront nécessaires pour couvrir l`ensemble des fonctions. Choisissez un chef de file de bénévoles pour superviser les autres employés bénévoles. Discutez des détails de l`organisation directement avec le volontaire plomb. Assurez-vous que chaque volontaire prospective a le temps et la capacité de participer avant d`attribuer des rôles.
Créer un mémo à tous les bénévoles potentiels en indiquant votre besoin d`aide avec le party de bureau. Indiquez le nom de l`employé vous avez choisi d`agir en tant que liaison bénévole. Assurez-vous que tous les bénévoles comprennent que plus de vous, une personne supplémentaire sera disponible pour travailler grâce à la logistique de l`organisation du parti. Demandez à tous les destinataires de mémo pour entrer en contact avec vous dans une semaine pour vous permettre de savoir si elles peuvent se porter volontaires. Gardez une liste de tous ceux qui ont accepté d`aider.
Envoyer une deuxième note à ceux qui se sont portés volontaires. Assigner des tâches et des responsabilités partie à des individus ou de petits groupes. Par exemple, placez un groupe en charge de la sélection de la nourriture menu- un second groupe en charge de la circulation d`invitations un troisième groupe en charge de décorations, cotillons et cadeaux. Continuez de diviser les tâches jusqu`à ce que tous les aspects de la partie sont couverts. Vous devrez peut-être recruter des bénévoles supplémentaires si votre parti est grand, formel ou plus complexe qu`un rassemblement occasionnel en exercice.
Dans la deuxième note de service, annoncer un calendrier des réunions des comités de bénévoles du parti, hebdomadaire ou mensuelle, d`organiser et de préparer. Programmer la première réunion au moins quatre à six mois avant l`événement. Cela vous aidera à veiller à ce qu`aucun détail est négligé et tous les bénévoles comprennent leurs responsabilités et engagements de temps. Planifier les réunions pendant les heures de travail, sur place, mais assurez-vous qu`ils ne seront pas un impact négatif sur le travail quotidien des bénévoles. Demandez à tous les bénévoles pour vous permettre de savoir si elles vont assister à la réunion de lancement.
Utilisez des notes de service pour assurer le suivi régulièrement avec tous les bénévoles tout au long du processus de planification. État dans chaque note ce qui a été discuté lors de la dernière réunion et ce qui sera discuté lors de la prochaine réunion. Demandez aux volontaires de communiquer avec l`ensemble du groupe si elles ont des idées, des suggestions, des questions ou des préoccupations afin que tout le monde sera pleinement conscient de la façon dont le processus de planification est en cours.
Avant l`événement, envoyer une note à tout le monde dans votre bureau ou de l`entreprise, en remerciant les employés bénévoles pour leur travail dans la préparation pour le parti. Cette expression de gratitude est important pour les bénévoles.
