Les bénévoles sont le sang de la vie d`une organisation à but non lucratif. De nombreux organismes sans but lucratif ne disposent pas assez de personnel pour diriger une organisation efficace pour que les bénévoles combler l`écart. Les organisations qui élaborent et mettent en évidence les politiques et les procédures pour leur programme de bénévolat et qui définissent les rôles et les responsabilités des bénévoles récoltent les avantages qui accompagnent un programme de bénévolat de première classe.
Ecrire une introduction. Inclure le nom de l`agence, l`énoncé de mission et les valeurs fondamentales, une liste des membres du personnel et une liste des membres du conseil d`administration. Les bénévoles aident non seulement à des projets, mais sont des ambassadeurs aussi pour votre organisation. Ils doivent savoir comment fonctionne l`agence et les gens qui représentent l`agence dans une capacité administrative. Inclure aussi des renseignements sur lesquels l`agence sert, ce qu`il fait pour aider, et les programmes qu`il soutient.
introduire l`agence pour les bénévoles dans le premier paragraphe du manuel et de les accueillir. Bien que les bénévoles ne sont pas payés du personnel, ils doivent être traités avec respect dès le premier jour. Assurez-vous de reconnaître leur valeur en tant que centre de la mission de l`organisation. Ecrire deux phrases courtes à remercier les bénévoles à l`avance pour leur service à l`agence et à leur faire savoir comment ils sont le centre de la mission.
Créer le manuel dans un format 8 1/2 pouces par 11 pouces, ou de préférence de 6 pouces-par-9 pouces, il est donc facile à transporter et les bénévoles peuvent le garder à portée de main pour référence. Le manuel peut également être mis dans un classeur à trois anneaux donc mises à jour peuvent être ajoutés facilement. Mettre en place des politiques et des procédures d`une manière étape par étape en utilisant un langage simple, clair. Ne pas utiliser $ 10-mots pour faire des points. Les bénévoles viennent de tous les milieux éducatifs, et la langue de votre manuel doit être à un niveau d`éducation tout le monde peut comprendre.
Créer des descriptions de poste pour les postes de bénévoles. Décrire les rôles et les responsabilités pour que les bénévoles peuvent choisir la position qui convient le mieux à leurs intérêts. Les descriptions de travail vous aideront à vos bénévoles de match de l`agence à une occasion de bénévolat approprié. Les gens du bénévolat pour différentes raisons, et ils ont des compétences différentes. Une bonne description de poste permettra volontaires de choisir la bonne occasion pour eux et pour votre organisation. Ajouter des exemplaires de signe en feuilles, les formulaires d`inscription, etc. Les agences ont suivi des heures de bénévolat base de données: les feuilles de temps contribuent à faire des heures de suivi plus facile.
Décrire les types de formation initiale et additionnelle à la disposition du bénévole. Liste des dates d`orientation et de la façon dont ils peuvent mettre à jour leurs compétences ou en acquérir de nouvelles. Mettre en place un calendrier des dates de formation et d`orientation. Informer les bénévoles si elles ont besoin de signer une déclaration de confidentialité. Si elles le font, examiner la déclaration avec eux, répondre aux questions et expliquer la raison de la déclaration. Pendant orientations volontaires, consultez le manuel de bénévoles soigneusement et laisser le temps aux bénévoles de poser des questions. (Il est toujours agréable d`avoir des rafraîchissements simples aux orientations volontaires.)
Décrire le processus de filtrage des bénévoles. Faites-leur savoir si elles ont besoin d`un contrôle de fond, si le poste bénévole de leur choix a permis spéciaux, les risques, les examens médicaux, des tests de tuberculose, badges et ainsi de suite. Si elles attendent de conduire pour l`agence, expliquer quel type d`assurance qu`ils doivent avoir à le faire, ou de toute assurance supplémentaire qu`ils auraient besoin de travailler en tant que bénévole pour votre organisme. Expliquer les questions de responsabilité, et d`avoir des dérogations pour signature si vous avez des postes de bénévoles à haut risque. Les bénévoles doivent connaître les risques de certaines possibilités de bénévolat. Assurez-vous d`inclure les formulaires de renonciation, et lors de l`orientation, expliquer les raisons pour eux et donner aux volontaires la possibilité de signer ces formulaires. Ce processus permettra de protéger l`organisme en cas d`accident.
Expliquez comment les bénévoles se qualifient pour les prix. Si l`agence dispose d`un programme de reconnaissance, indiquer quand il est maintenu, comment l`organisme rend hommage aux bénévoles, si elle est un événement de gala, déjeuner ou prix spéciaux cérémonie, et le code vestimentaire de l`événement. Si l`événement de reconnaissance des bénévoles est une occasion spéciale pour les bénévoles, le décrire afin qu`ils comprennent que le personnel de l`agence devient "les volontaires" pour cet événement, et les bénévoles deviennent les invités.
Conseils & Avertissements
- Respecter les bénévoles, apprécier leurs efforts et leur temps, et de reconnaître leurs besoins avec un manuel d`information qui décrit tout ce qu`ils doivent savoir.
- Parfois, une expérience de bénévolat ne fonctionne pas pour les deux parties. Assurez-vous que vous avez une clause de résiliation dans votre manuel et désignez qui la met en œuvre.
