Aujourd`hui, de nombreuses entreprises et organismes d`État ont remplacé le compte de charges avec les plans de remboursement. Ce plan de remboursement empêche les employés d`utiliser les comptes de dépenses d`entreprise ou de l`État pour d`autres raisons que les dépenses approuvées. Cependant, vous trouverez peut-être difficile de garder une trace des éléments sur le receipts- parfois les dépenses personnelles se mêlent à des dépenses d`entreprise et vous êtes responsable de signaler le problème et seulement accepter le remboursement qui vous est dû pour les affaires officielles. Lorsque cela se produit, il vous sera demandé d`écrire une lettre pour expliquer les recettes et de préciser quelles dépenses doivent être remboursés.
Commencez la lettre en tapant la date. Passer une ligne et tapez le nom du contact de la personne et le titre, le nom de l`entreprise, et l`adresse de l`entreprise sur des lignes séparées. Passer un autre espace de ligne et tapez "Cher Ms./Mr. (Nom de famille)" suivi de deux points.
Identifiez-vous et expliquer le but de votre lettre immédiatement. Par exemple, "Mon nom est Jill Harrison de la Direction de la comptabilité, et je vous écris pour expliquer mes reçus de mon récent voyage affaires liées à Akron pour préciser quels articles je devrais être remboursé et qui sont mes dépenses personnelles qui ne nécessitent pas remboursement."
Détail des dépenses qui devraient être remboursés dans une liste numérotée, et se réfèrent à la réception appropriée et la date de réception pour aider la personne à traiter le remboursement. Si votre organisation travaille sur une base per diem, sur lequel vous sont attribués seulement un montant spécifique pour la nourriture, le logement ou d`autres articles par jour, briser les dépenses par jour de sorte que le processeur peut voir si vous avez séjourné dans le montant per diem.
Les frais de liste qui apparaît sur les reçus qui sont vos dépenses personnelles. Vous n`avez pas besoin d`expliquer ce que ceux-ci sont, affirment simplement qu`il est de votre accusation personnelle. Donnez un total de ces dépenses ainsi. Votre entreprise ou organisation peut également vous demander de retirer les charges fiscales pertinentes liées à ces objets personnels du montant du remboursement.
Fournir les totaux à la fin de ce que vous devriez être remboursé pour, ainsi que le total de ce que vous refusez le remboursement. Ces deux chiffres devraient correspondre au montant total des recettes. Donnez le montant en dollars que vous demandez le remboursement et le montant en dollars que vous refusez le remboursement for- souvent des organisations vous demandent de mettre ces déclarations dans un langage clair pour des raisons juridiques.
Merci processeur pour son temps et présenter des excuses pour le désagrément d`avoir à trier les recettes. Fournir votre travail numéro de téléphone et adresse e-mail au cas où il ou elle a des questions au sujet des charges sur les recettes.
Fermez la lettre en tapant "Sincèrement," et sauter trois places de ligne. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimer la lettre sur papier en-tête et de signer votre nom au-dessus du nom dactylographié. Faites une copie de la lettre et les recettes et les conserver pour vos dossiers. Postez la lettre à la personne de contact qui traitera le remboursement.
