Comment écrire une lettre de confirmation, lettre d`affaires

Instructions

1. Une lettre de confirmation est un moyen de faire une trace écrite d`une conversation téléphonique qui peut être utilisé plus tard pour prouver ce qui a été discuté. La lettre de confirmation accomplit trois choses: 1) aide les parties à garder une trace de responsabilités- 2) indique au destinataire que la conversation ne sera pas forgotten- et 3) peuvent être utilisés comme éléments de preuve dans une procédure judiciaire pour prouver votre version des événements.

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   Planifiez votre lettre avant votre conversation téléphonique en faisant une liste de choses à discuter. Pour chaque élément de discussion, déterminer qui est responsable et quand l`article sera accompli. S`il y a des risques, de les identifier.

3. Après votre conversation téléphonique, commencer à écrire votre lettre. Inclure une date, le destinataire et une ligne en la matière. Écrivez la lettre clairement et succinctement. La lettre doit être factuelle et précise. Laissez de commentaire, la spéculation et les émotions. En règle générale, ne pas utiliser de points d`exclamation. Ne pas essayer d`intimider ou d`intimider. Rappelez-vous, la lettre peut finir par être lu à un juge ou d`un jury, et vous ne voulez pas apparaître comme désagréable ou déraisonnable.

4. Commencez la lettre avec "Cette lettre est de confirmer notre conversation téléphonique sur [date] en ce qui concerne ___." Puis décrire avec précision ce qui a été discuté en spécifiant qui a dit quoi. Assurez-vous d`inclure toutes les informations importantes, y compris qui est responsable de l`élément d`action, quand il doit être rempli, et toutes les éventualités. Conclure la lettre "S`il vous plaît me informer par écrit le plus tôt possible si quelque chose décrit ci-dessus est inexacte." Ensuite, signer la lettre.

5. Assurez-vous que vous faites et de conserver une copie de la lettre signée, puis le poster. Si l`objet de la lettre est critique et vous avez des raisons de croire que le destinataire peut refuser la réception de la lettre, puis envoyer la lettre par courrier certifié. Si vous avez l`adresse e-mail du destinataire, puis email est correct.