Une lettre d`engagement est un accord officiel de fournir un soutien matériel à une organisation d`affaires, sans but lucratif ou de recherche. Lettres d`engagement dans le monde des affaires décrivent généralement des promesses de fournir un financement ou des prêts, tandis que ceux d`organismes sans but lucratif décrivent généralement des engagements à la collaboration, les partenariats ou d`autres formes de soutien matériel. Que vous soyez un engagement à financer une entreprise ou de soutenir un groupe communautaire à but non lucratif, vous devez vous assurer que votre lettre d`engagement - comme toute pièce sérieuse de la correspondance d`affaires - est concis, clair et diplomatique.
Vérifiez vos informations. Votre lettre d`engagement présentera tous précédemment convenus détails de votre support (tels que les montants d`argent pour être prêtés, les horaires et les plans d`urgence), alors assurez-vous toutes vos informations pertinentes sont en cours. Votre lettre ne devrait présenter des termes déjà convenus par les deux parties. Ne pas utiliser la lettre d`ajouter ou de réviser les termes ou conditions.
Identifier les termes de base de votre contrat. L`ouverture de votre lettre vous et toutes les autres parties impliquées dans l`accord, ainsi que les conditions de base et les objectifs de votre engagement identifier. Si vous commettez des fonds à un projet ou d`une entreprise, préciser les montants. Si vous vous engagez à un autre type de soutien ou de collaboration, décrire brièvement le genre de soutien que vous fournirez.
Décrivez vos rôles et responsabilités dans l`accord. Être spécifique. Dites exactement ce que votre rôle et décrire votre gamme de responsabilités. Si vous fournissez des fonds, décrire les calendriers de paiement, ainsi que des plans d`urgence dans le cas où vous ne pouvez pas répondre à votre engagement. Si vous finalisez un engagement à une collaboration sans but lucratif ou de recherche, décrire vos responsabilités exactes (tels que les services ou les installations que vous prévoyez de fournir) et le rôle que vous ou votre organisation allez jouer dans la collaboration.
Gardez votre lettre claire et concise. Selon certaines sources, les lettres commerciales d`intention se limiter à une seule page. Dans certains cas, des lettres efficaces peuvent être aussi courte que un seul paragraphe.
Soyez cordial. Si vous écrivez une lettre d`engagement à un but non lucratif, garder à l`esprit que votre lettre peut être vu par d`autres organismes de soutien ou de surveillance de cette organisation, alors assurez-vous de préciser vos raisons de vouloir travailler avec ce groupe. Mentionnez également toute collaboration précédente que vous avez eu avec le groupe. Cela permettra de renforcer votre image, et celle de vos collaborateurs, aux yeux des autres partisans du but non lucratif, tels que les entités d`octroi de subventions.
