De nombreux utilisateurs de tableurs tirer parti des fonctionnalités de base de données dans Microsoft Excel lorsque vous travaillez avec leurs données de feuille de calcul. fonctions de recherche, de tri et de filtrage simples sont disponibles en utilisant le "Données" Menu d`Excel. Microsoft Access est une base de données relationnelle complète qui est compatible avec Microsoft Excel. Importation de données de feuille de calcul Excel dans Microsoft Access offre plusieurs avantages, y compris l`amélioration de la saisie des données, l`accès multi-utilisateur et des options de reporting avancées. étiquettes de données de colonne Excel sont convertis en noms de champ, les données de la colonne est converti en champs et chaque rangée est converti en un enregistrement au cours du processus d`importation.
Sauvegardez vos données de feuille de calcul dans Excel en utilisant la "Fichier," "sauvegarder" menu. Bien que l`accès reconnaît une gamme de formats de rechange, y compris dBASE et texte délimité, il est préférable d`utiliser le format natif Excel pour votre fichier enregistré. L`accès est configuré pour importer des fichiers Excel directement et fournit des options pour continuer à travailler avec les données dans les deux produits après le processus d`importation.
Démarrez Microsoft Access et ouvrez la base de données dans laquelle vous souhaitez importer vos données Excel. Vous pouvez créer une nouvelle base de données vide dans Access en cliquant "Fichier," "Nouveau" et en sélectionnant le "Base de données vide" option. Fournir un nom pour le fichier lorsque vous êtes invité. Cliquez "Fichier," "Données externes," "Importer" et sélectionnez le format Excel. Localisez votre sous-répertoire tableur et importer votre feuille de calcul dans Microsoft Access. Si vous utilisez Microsoft Access version 7, vous pouvez également cliquer sur le "données externes" onglet en haut de votre écran et sélectionnez "Exceller" comme format pour importer les données de feuille de calcul. Vous pouvez ajouter les données à une table existante ou créer une nouvelle table pour vos données de feuille de calcul Excel.
Sélectionnez la feuille de calcul ou la plage que vous souhaitez importer de l`assistant d`importation et cliquez sur "Prochain." Sélectionnez les titres des colonnes Excel que vous souhaitez importer comme noms de champ et vérifiez que vous souhaitez créer une nouvelle table ou ajouter des données à une table existante. Cliquez "Prochain" continuer. Vous pouvez modifier les noms de champs, sauter champs que vous ne souhaitez pas importer et sélectionnez les options d`indexation, y compris une clé primaire pour trier vos données de feuille de calcul dans Access. Cliquez "terminer" lorsque vous êtes satisfait de vos sélections.
Passez en revue les résultats de l`Assistant Analyseur de table pour vérifier la structure des tables de base de données Access a créés à partir de votre feuille de calcul Excel. L`assistant va diviser les tables contenant des informations en double dans des tables séparées de sorte que chaque catégorie de données est stockée une seule fois. Vérifiez la position du champ dans les tables, sélectionnez la clé primaire utilisée pour le tri et de corriger les erreurs typographiques avant l`achèvement du processus d`importation.
Conseils & Avertissements
- Worksheets qui partagent une structure et des fins compatibles peuvent être importés dans une seule table. Worksheets avec des structures de données ou de table incompatibles doivent être importées dans des tableaux distincts.
- Eliminer toutes les lignes vides dans votre feuille de calcul Excel avant de l`importer dans Access. dossiers vides peuvent générer des erreurs lorsqu`elle est calculée en utilisant des fonctions dans Microsoft Access.
