Comment quickbooks archiver les fichiers de l`entreprise

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Archivage d`un fichier de compagnie QuickBooks accélère le traitement.

Quand un fichier de société QuickBooks a eu de nombreuses transactions au cours d`une longue période de temps, l`espace occupé par les logiciels augmente QuickBooks. Cela peut causer des ralentissements extrêmes du processus d`exploitation QuickBooks. La solution est d`archiver les années précédentes de vos fichiers d`entreprise. Dans les anciennes versions de QuickBooks, ce processus a été appelé "archivage"- Dans les versions les plus récentes, il est appelé "nettoyer les données de l`entreprise." Ce processus condense les fichiers de la société de l`année précédente en supprimant les détails de chaque transaction fermée, ne laissant que les totaux.

Créer et enregistrer une sauvegarde

  • Insérez un lecteur flash ou un CD-ROM dans l`ordinateur.

  • Clique sur le "Fichier" bouton dans la barre de menu du haut, puis sélectionnez "Enregistrer une copie ou de sauvegarde." On vous demandera où vous souhaitez enregistrer ce BACKUP- choisir le lecteur flash ou un CD-ROM.




  • Cliquez dans la "Nom du fichier" boîte et le type "Archivé" avant l`extension. Cliquez "D`ACCORD," et le fichier sera sauvegardé sur le lecteur flash ou un CD-ROM.

Archiver le fichier

  • Cliquez "Fichier" sur la barre de menu du haut et sélectionnez le "Utilitaires" option. Lorsque la fenêtre suivante apparaît, cliquez sur "Data Clean Up Company."

  • Sélectionner "Retirer Transactions à une date spécifique." La date que vous choisissez sera la fermeture date- toutes les transactions avant cette date sera condensée et les détails de ces transactions seront supprimées.

  • Cliquez "Prochain" pour ouvrir la fenêtre suivante, où vous pourrez choisir des critères supplémentaires pour éliminer les transactions. Il y a quatre options: supprimer la banque défrichée et carte de crédit transactions- supprimer les transactions marquées à supprimer printed- factures et les estimations marquées à éliminer les transactions contenant les coûts émises, ou non facturées non remboursés. Cliquez "Prochain."

  • Choisissez de supprimer des éléments qui n`ont pas les transactions dans la fenêtre suivante qui ouvre. Ces éléments comprennent les comptes, les clients, les fournisseurs, les autres noms, postes de facture et "Faire" notes.

  • Cliquez "Commencez le nettoyage." Enregistrez le fichier nettoyé à l`ordinateur de bureau ou un disque dur externe pour continuer à travailler dans QuickBooks.

Conseils & Avertissements

  • Comptables archiver généralement des données QuickBooks après l`exercice est terminé. Si vous avez un certain nombre d`opérations qui ne sont pas fermées, vous voudrez peut-être envisager d`archiver les transactions à partir de deux ans avant.
  • Gardez le fichier de sauvegarde dans un endroit sûr au cas où vous avez besoin de revenir à une transaction spécifique pour plus de détails sur une transaction fermée.
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