Presque tous les États et le gouvernement fédéral a adopté des règles de preuve en ce qui concerne l`admission des dossiers d`affaires lors d`un procès civil ou pénal. Ces règles relèvent habituellement une exception de ouï-dire des règles, qui interdire l`admission de toute déclaration faite à l`amiable offert pour sa vérité. Les documents d`entreprise sont considérés comme des ouï-dire, mais une exception peut être faite si le promoteur, la personne qui offre les enregistrements, peut réussir à convaincre le juge les documents sont conservés dans le cours normal des affaires et non en vue d`un litige. Règle fédérale de la preuve 803 (6) est connu comme l`exception des documents des activités, et la plupart des Etats reflètent cette règle dans leurs propres statues de preuves.
Vérifiez que le dossier est conservé dans le cours normal des affaires. Ceci est une très large exigence et englobe des mémorandums, des rapports, des dossiers ou la compilation des données sous une forme quelconque. Cela comprend le papier, électronique ou tout autre moyen disponible pour la tenue des dossiers. "Affaires" aux fins de cette règle comprend toute entreprise, institution, association, profession ou métier de toute nature, y compris les organismes sans but lucratif.
Vérifiez que les documents ont été conservés conformément aux exigences de temps, lieu et les modalités. L`exigence la plus importante, il faut satisfaire pour être admissible à l`exception des dossiers d`affaires est avec succès de convaincre le juge que les documents ne sont pas conservés à des fins de litigation- sinon les enregistrements ne seront pas résister à une objection par ouï-dire. Les règles exigent que le dossier d`affaires doit être maintenu à ou près du moment où l`information enregistrée a eu lieu. Un enregistrement d`un événement qui est arrivé mois plus tôt ne sera probablement pas se qualifier. La personne qui tient le dossier doit être qualifié pour le faire ou transcrit l`enregistrement à partir des informations fournies par une personne qualifiée. Ces registres doivent être tenus régulièrement et non en réponse à un incident spécifié ou d`une catastrophe.
Préparez-vous à l`objection de l`adversaire à l`introduction du dossier d`affaires. La partie adverse sera déjà sur avis de l`intention du promoteur d`utiliser les éléments de preuve en raison des règles de découverte, qui nécessitent les deux parties à retourner à l`autre la preuve qu`ils ont l`intention d`utiliser au procès. L`adversaire sera soit demander une audience préliminaire sur la question ou tiendra son objection jusqu`au procès. Dans les deux cas, le promoteur des dossiers doit préparer ses arguments à l`avance et devrait préfigurer des raisons probables de l`adversaire pour faire opposition à la preuve. Ces objections pourraient inclure un argument que les enregistrements ne sont pas conservés dans le cours normal des activités ou ont été préparés à des fins de litige.
Rédiger un mémoire à l`appui de la preuve, si nécessaire. Si la partie adverse souhaite participer à une audience préalable au procès, ou les ordres d`un juge, le promoteur devra probablement rédiger un mémoire organisée et concise à l`avance. Le but d`un bref est de donner aux juges la possibilité de prévisualiser le conflit entre les parties avant l`audience. Le mémoire devrait inclure une section détaillant les faits pertinents se rapportant aux dossiers de l`entreprise, la loi de l`Etat en ce qui concerne l`exception du ouï-dire et comment la loi applique à ces faits précis. Il est également utile d`inclure des arguments pour contrer les adversaires arguments probables. Le juge exigera de chaque côté pour faire valoir brièvement oralement sa position à l`audience.
Présentez la preuve des dossiers au procès en cas de succès lors de l`audience préalable au procès ou pendant le procès d`objection. Faire beaucoup de copies des dossiers, si possible. Si les dossiers sont trop volumineux, le tribunal permettra un résumé à introduire, par opposition à l`introduction de milliers de pages de documents. Certains plaideurs présentent des preuves sur un écran de projection, d`autres choisissent de passer une copie à chaque membre du jury et le juge. Au minimum, fournir à l`avocat adverse avec des copies des dossiers. La plupart des Etats et le système fédéral ont besoin d`un témoin qualifié pour témoigner de la validité des enregistrements et qu`ils répondent à des exigences à l`exception des dossiers d`affaires tous mentionnés précédemment.
