Cinq objectifs clés du directeur administratif

Coordonner les opérations administratives de l`entreprise pour vous assurer que les flux du bureau en douceur est un objectif clé du gestionnaire administratif. Le bureau est le noyau central de la société, et l`une de ses fonctions est de veiller à ce que le reste de l`entreprise peut travailler sans entrave et tranquille, ce qui nécessite la coordination des activités. Par exemple, lorsque la salle de conférence va être peint, le reste du personnel doit être informé à l`avance et, si possible, pourvu d`une salle de réunion suppléant. Si le système d`alarme va être testé, ou l`air conditionné va être coupé, ces notifications doivent également être fournies.

La fonctionnalité du bureau est un autre objectif clé du gestionnaire administratif. Cela implique la formation et la supervision du personnel administratif pour faire en sorte que les employés exercent leurs fonctions nécessaires. Les exemples peuvent inclure faire en sorte que le réceptionniste est en place pour accueillir les visiteurs et les clients, en veillant à ce que les téléphones sont répondus en temps opportun par les représentants du service à la clientèle agréable et courtois, et de superviser la distribution et la collecte du courrier. Il peut également impliquer la supervision des employés ou des entrepreneurs qui manipulent le nettoyage, l`entretien, la réparation et d`autres fonctions essentielles. politiques et procédures écrites jouent généralement un rôle important dans la réalisation de la fonctionnalité.

les gestionnaires administratifs sont chargés de maintenir les différents types d`équipements utilisés par une entreprise. Cela peut aller de l`achat, la location, la tenue de registres de, placer des appels de service et le remplacement de ces équipements de bureau comme les photocopieurs et les téléphones. Elle peut également inclure veiller à ce que les véhicules de société fonctionner correctement et avoir licence actuelle, l`enregistrement et la documentation d`assurance. Le directeur administratif peut également être chargé de superviser l`entretien du matériel, des machines et des outils spécifiques à l`activité de l`entreprise. De bonnes aptitudes à la négociation sont bénéfiques dans la négociation au meilleur prix lors de l`achat ou de location de matériel.

Le maintien d`une chambre d`alimentation bien garnie ou une autre zone désignée est un autre objectif du directeur administratif. Ils veillent à ce que les fournitures sont commandées, stockées, distribuées et réapprovisionnés. De papier copieur, ordinateurs portables, des dossiers de fichiers et d`autres articles en papier à agrafes, du ruban, des crayons et des stylos, des employés dépendent du personnel administratif pour conserver les éléments administratifs à portée de main. D`autres types de fournitures peuvent inclure un ordinateur portable et téléphone cellulaire batteries, du café, des bouteilles d`eau et des articles de toilette. les gestionnaires administratifs négocient souvent des contrats pour obtenir de meilleurs prix pour les fournitures, surtout s`ils commandent en vrac.

Un autre objectif du directeur administratif est le maintien de l`apparence générale et l`état de l`installation. Cela consiste à faire que le bâtiment est conforme aux normes de santé et d`environnement. Il comprend également la manipulation de la sécurité de l`installation, ce qui peut impliquer la supervision de la distribution des clés du bâtiment et de bureau et en observant les moniteurs de sécurité. Superviser les projets de construction, de rénovation et d`entretien est également une partie de maintien de l`installation, de même que l`entretien de la signalisation et de la pelouse et des zones extérieures.