Communiquer entre les employés et les partenaires commerciaux peuvent parfois créer des problèmes. Vous pourriez ne pas avoir la capacité de mettre en place un endroit qui peut accueillir toutes les personnes impliquées dans vos discussions et vous pourriez aussi ne pas avoir la possibilité d`afficher des informations correctement. Pour résoudre ce problème, de nombreux bureaux utilisent des conférences téléphoniques. Dans les systèmes d`exploitation Windows depuis le programme NetMeeting a facilité beaucoup de ces besoins. Dans Windows 7, le nom de ce programme a changé pour Microsoft Live Meeting, mais il sert encore le même but. Vous pouvez configurer et exécuter Microsoft Live Meeting en quelques étapes faciles.
Demandez à vos employés télécharger Microsoft Live Meeting. Pour exécuter une réunion réussie en utilisant Microsoft Live Meeting, vous devez vous assurer que tous vos employés, et toute autre personne impliqués dans la conférence téléphonique, a Microsoft Live Meeting installé sur leur ordinateur. Si elles ne sont pas Live Meeting installé sur leur ordinateur, ils ne seront pas avoir la possibilité d`accéder à la conférence téléphonique.
Envoyer un e-mail inviter. Microsoft Live Meeting vous permet d`envoyer un e-mail inviter les personnes que vous souhaitez participer à votre conférence téléphonique. L`invitation fournit un lien vers la réunion et le temps de la réunion commence. Dans le menu d`accueil de Live Meeting cliquez sur l`option "Planifier une réunion." Une fenêtre apparaît alors demander la description et l`heure réunion. Vous devrez ensuite ajouter les adresses e-mail de qui vous voulez assister à la réunion. Entrez les adresses e-mail puis cliquez sur envoyer pour envoyer l`invitation.
Préparez vos points de discussion et vos aides auditives et visuelles. Dans le volet en direct de contenu de réunion, vous aurez la possibilité d`activer les fichiers qui sont sur votre ordinateur lors de la réunion que les autres membres peuvent voir. Créez un dossier sur votre ordinateur pour organiser votre contenu audio et visuel. Cela rendra le contenu facilement accessible pendant votre réunion.
Demandez à votre réunion. Lorsque la date et l`heure arrivent pour votre réunion, ouvrez Microsoft Live Meeting, ouvrez vos fichiers de réunion et des notes, puis discuter des thèmes de la réunion une fois que les invitations de réunion sont arrivés.
