Talking Points papiers liste des faits et des idées clés sur un sujet ou un événement particulier. Largement utilisé dans les relations publiques et des communications, points de discussion papiers aider ceux qui ont une responsabilité de parler au public de fournir des informations claires, précises et cohérentes. Talking Points papiers sont utilisés à la fois pour atteindre au public de fournir des informations et de répondre aux demandes du public en cas de crise. Par "parler d`une seule voix" en utilisant un papier de points de discussion partagée, une organisation peut accroître l`efficacité de son programme de communication.
La rédaction d`un document de Talking Points
Avant de commencer à travailler sur votre papier de points de discussion, vous devez être sûr que vous avez des informations précises. Chercher ceux qui sont le plus étroitement associé. Par exemple, si vous avez besoin pour créer des points de discussion au sujet d`un problème budgétaire, en parlant directement avec un cadre supérieur de contrôle du budget. Ne comptez pas sur le bouche à oreille. Demandez à vos sources détaillées des questions et demander qu`elle essaie de ne pas "tourner" ou sugercoat les détails. Assurez-vous de prendre des notes détaillées.
Votre document de points de discussion sera composé d`une série de points de balle, chacun avec une ou plusieurs phrases qui le suit. Il n`y a pas besoin d`une introduction ou un autre texte. Titre il: "Information pour Public." Ne pas marquer votre papier de points de discussion que "confidentiel." Vous n`êtes pas essayer de cacher quoi que ce soit, et les informations sur le papier de point de parler est pour le public.
Commencez avec des faits: qui, quoi, où et quand. Mettez-vous dans la peau d`une personne sans connaissance de votre entreprise ou organisation, son histoire ou à des activités récentes. Votre premier point devrait simplement exposer les faits de la situation. Par exemple: "Le 1er Juillet, la société X permettra de réduire de 30 pour cent de sa main-d`œuvre nationale dans les usines de l`Oregon et de l`Idaho." Cette information de base est fournie dans les points de discussion de sorte que ceux qui fournissent les informations ne font pas accidentellement une erreur factuelle, menant à la confusion.
Les quelques balles devraient fournir des informations plus détaillées sur le processus ou l`activité. Si votre document de points de discussion répond à un événement négatif, partager l`information positive, mais ne tentez pas de sous-estimer les négatifs. Les médias et le public veulent des informations sur les détails. Par exemple: "Quel est le processus pour avertir les travailleurs quand ils seront terminés? Y aura-t indemnité de départ ou de reconversion?" Essayez d`anticiper ces questions et avoir des réponses prêtes. Rappelez-vous, le libellé que vous choisissez pour chacun de ces points sera ré-utilisé par ceux qui fournissent les nouvelles.
Les points de balle finales du papier de points de discussion devraient se concentrer sur l`essentiel du message que vous voulez que votre haut-parleur de quitter. Cela pourrait être un fait essentiel, un plan ou une vision. Par exemple: "Nous sommes attristés par les problèmes que nous savons que les familles devront faire face à la suite de cette décision, mais bon espoir avec la reprise économique que ceux-ci seront des coupes à court terme." Ne pas, en tout cas, inclure dans vos points de discussion des points de papier que vous ne voulez pas votre porte-parole de faire. Les points de discussion ne sont pas des documents privés et peuvent être lus par les médias.
Une fois que vous avez terminé votre document de points de discussion, rencontrer les personnes impliquées et les hauts dirigeants de votre organisation pour examen. Incorporer tous les commentaires et de développer une liste de distribution qui inclut ceux qui seront probablement demandé de parler ou de partager l`information avec le public. Cela pourrait inclure l`exécutif ou chef de file en cause, un porte-parole, les autres personnes impliquées dans la communication de votre organisation et le personnel avec des rôles qui impliquent le public.
